Исчерпывающее руководство и незаменимый справочник по интегрированному пакету Microsoft Office XP. Книга содержит подробные сведения по всем приложениям Office. Вы узнаете, как создавать текстовые документы Word, электронные таблицы в формате Excel, базы данных Access, презентации PowerPoint, web-страницы FrontPage, а также эффективно применять программу Outlook для организации рабочего процесса. Удобный формат книги делает ее уникальным справочником по Office XP: читатель может найти нужный раздел по краткому или полному содержанию, отыскать интересующий термин в подробном алфавитном указателе, воспользоваться перекрестными ссылками в тексте. Издание содержит сотни конкретных примеров и иллюстраций, советы экспертов, а также детальную справочную информацию по каждому из приложений, входящих в состав офисного пакета.
Содержание
Введение
Кому адресована эта книга
Структура книги
Соглашения
Терминология
Контактная информация
От издательства
Часть I. Введение в Office XP
Глава 1. Краткий обзор пакета Office XP
Составляющие пакета Office XP
Преимущества пакета Office XP
Обзор приложений Office XP
Новое в Office XP
Новые функции Office XP
Новые средства Word
Новые средства Excel
Новые средства PowerPoint
Новые средства Outlook
Новые средства FrontPage
Новые средства Access
Глава 2. Установка и настройка Office XP
Установка Office XP с компакт-диска
Установка Office XP администратором сети
Активизация Office XP
Изменение параметров установки Office XP
Глава 3. Справочная система Office XP
Оперативная справочная информация
Получения справочной информации от Помощника
Поле Введите вопрос
Окно справочной системы
Получение справочной информации в Интернете
Часть II. Общие средства Office
Глава 4. Приложения и документы Office XP в среде Windows
Панель Microsoft Office
Область задач в приложениях Office
Создание новых документов Office
Диалоговое окно Создать документ Office
Создание нового документа Office в папке
Создание документа с помощью области задач
Открытие существующих документов
Диалоговое окно Открыть документ Office
Открытие документов в приложениях Office
Поиск файлов Office и элементов Outlook с помощью новых средств Office
Сохранение документов Office
Сохранение документа как веб-страницы
Работа с несколькими документами
Работа с интерфейсом одного документа
Работа с интерфейсом нескольких документов
Общие процедуры управления окнами документов
Свойства документов Office
Глава 5. Буфер обмена и панель задач
Глава 6. Добавление графики и эффектов в документы Office XP
Добавление картинок в документы Office
Работа с программой Коллекция картинок в области задач приложения
Автономная работа программы Коллекция картинок
Импорт клипов в Коллекцию картинок
Импорт картинок
Модификация картинок
Изменение размеров картинки
Использование автофигур при создании рисунка
Создание организационных диаграмм на основе диаграмм Office XP
Создание организационной диаграммы
Создание других типов диаграмм
Применение WordArt для специальных эффектов в документах Office
Создание диаграмм с помощью программы Microsoft Graph
Запись математических выражений в документах Office
Модификация графических объектов
Применение мыши для форматирования и перемещения графических объектов
Модификация графических объектов с помощью панели инструментов
Рисование
Диалоговое окно Формат
Глава 7. Обмен данными между приложениями Office XP
Различные способы обмена данными
Копирование и перемещение данных
Связывание данных
Применение гиперссылок для связывания данных
Примеры связывания данных
Внедрение данных
Пример внедрения
Глава 8. Приложение SharePoint Team Services
Основные сведения о приложении SharePoint Team Services
Соединение с корпоративным веб-сайтом SharePoint
Совместное использование ресурсов веб-сайта SharePoint
Доступ к библиотеке документов SharePoint через браузер
Доступ к библиотекам документов из приложений Office
Создание нового документа на основе общего шаблона
Обсуждения и подписки SharePoint
Участие в обсуждении
Обсуждение документа в режиме реального времени
Подписка на документы корпоративного веб-сайта SharePoint
Обмен информацией в приложении SharePoint
Настройка приложения SharePoint
Глава 9. Настройка интерфейса в приложениях Office XP
Настройка панелей инструментов, меню и комбинаций клавиш
Создание пользовательских панелей инструментов и работа с ними
Настройка меню и панелей инструментов
Быстрый способ добавления и удаления кнопок на панелях инструментов
Определение комбинаций клавиш (только для Word)
Настройка параметров интерфейса
Сохранение пользовательских и восстановление исходных настроек Office XP
Часть III. Word
Глава 10. Основы Word
Краткое описание Word
Окно приложения Word
Настройка пользовательского интерфейса Word
Режимы просмотра документа
Изменение режима отображения открытого документа
Создание, открытие и сохранение документов Word
Конвертирование группы файлов
Сохранение различных версий документа
Глава 11. Редактирование текста в документе Word
Ввод текста
Вставка специальных символов
Вставка даты и времени
Повторение операций редактирования с помощью команды Повторить
Функция Автотекст
Вкладка Автотекст диалогового окна Автозамена
Панель инструментов Автотекст
Функция Автозамена
Перемещение курсора
Редактирование текста
Выделение текста
Выделение с помощью клавиатуры
Выделение с помощью мыши
Редактирование выделенного фрагмента
Перемещение и копирование текста с помощью мыши
Установка параметров буфера обмена
Использование копилки
Форматирование, поиск и замена
Замена текста и параметров форматирования
Быстрое перемещение по документу
Применение закладок для пометок и нахождения текста
Написание макросов для нахождения места в документе
Перемещение курсора с помощью команды Перейти
Перемещение по документу с помощью кнопок перехода
Глава 12. Форматирование документа в Word
Форматирование документов
Непосредственное форматирование символов
Символьное форматирование с помощью диалогового окна Шрифт
Ввод единиц измерений в диалоговых окнах
Сочетания клавиш для изменения формата символов
Панель инструментов Форматирование
Форматирование абзацев
Диалоговое окно Абзац
Форматирование абзаца с помощью панели инструментов Форматирование и линеек
Применение сочетаний клавиш для форматирования абзаца
Применение стилей
Применение стилей абзаца, стилей символов и записанных комбинаций форматов
Удаление форматирования
Выделение всех фрагментов текста с одинаковым стилем или записанными комбинациями форматов
Применение стилей абзаца
Применение стилей и записанных комбинаций форматов с помощью панели инструментов Форматирование
Сочетания клавиш для присвоения стилей
Область задач Показать форматирование
Глава 13. Форматирование текста в таблицах, колонках и списках
Таблицы
Создание таблицы
Заполнение таблицы
Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек
Изменение размеров ячеек таблицы
Перемещение и копирование строк, столбцов и ячеек
Изменение ориентации текста и типа выравнивания в ячейках
Рисование таблиц
Стилевое форматирование в таблицах
Другие методы создания и модификации таблиц
Границы и заливки
Панель инструментов Таблицы и границы
Добавление границ
Добавление заливки
Диалоговое окно Границы и заливка
Добавление границ к целой странице
Преобразование текста в колонки
Применение кнопки Колонки
Диалоговое окно Колонки
Настройка колонок
Создание нумерованных и маркированных списков
Создание списков с помощью панели инструментов
Диалоговое окно Список
Сортировка таблиц и списков
Глава 14. Специальные приемы форматирования
Создание и модификация стилей
Изменение стилей по образцу
Использование диалогового окна Изменение стиля
Удаление стиля
Создание нового стиля
Создание стиля абзаца по образцу
Использование диалогового окна Создание стиля
Копирование стилей
Копирование стилей из шаблона в документ
Копирование стилей из документа в шаблон
Копирование стилей из документа или шаблона в другие документы или шаблоны
Изменение и создание шаблонов
Виды стилей, сохраняемых в документе или шаблоне
Модификация шаблонов
Применение инструмента Организатор
Создание шаблонов
Присоединение шаблона к документу
Загрузка общих шаблонов и надстроек Word
Глава 15. Работа с большими документами
Работа с документом в режиме структуры
Переход в режим структуры
Изменение уровней заголовков
Перемещение блоков текста
Развертывание и свертывание текста
Просмотр заголовков структуры
Печать структуры
Создание обычных и концевых сносок
Создание предметных указателей и оглавлений
Создание предметного указателя
Создание оглавления
Глава 16. Совместная работа над документами в Word
Рецензирование документов
Запись исправлений в документе
Прием правки
Сравнение и объединение документов
Вставка примечаний
Создание примечаний
Просмотр, редактирование и удаление примечаний
Выделение текста
Совместная работа над документами Word
Совместное использование документов в локальной сети
Обмен документами по электронной почте
Защита документов
Совместное использование шрифтов
Глава 17. Языковые средства Word
Языковые средства
Проверка орфографии
Проверка орфографии при вводе текста
Проверка орфографии в существующем документе
Настройка проверки орфографии
Использование вспомогательных словарей
Проверка грамматики
Проверка грамматики при вводе текста
Проверка грамматики в существующем документе
Настройка проверки грамматики
Поиск синонимов
Перевод текста
Расстановка переносов
Автоматический перенос слов в документе
Расстановка переносов вручную
Вставка символов переноса
Определение языка
Автоматическое определение языка
Глава 18. Оформление и печать документа
Оформление страниц
Использование надписей для разметки страницы
Комбинирование текста, графических объектов и надписей
Подложка
Нумерация страниц, верхние и нижние колонтитулы
Автоматическая нумерация страниц
Разделы
Вставка колонтитулов
Изменение размеров и перемещение колонтитулов
Параметры страницы
Настройка полей и ориентации страницы
Установка полей с помощью линеек
Создание буклета или книги
Выбор размера и источника бумаги
Настройка макета страницы
Предварительный просмотр и печать документов
Разбиение на страницы
Макрос для печати выделенного фрагмента
Глава 19. Создание рассылок
Мастер слияния
Создание конвертов и наклеек
Печать отдельных конвертов
Печать отдельных наклеек
Глава 20. Создание веб-страниц и других электронных документов
Электронные документы
Поля в электронных документах
Создание и публикация веб-страниц
Публикация веб-страницы
Настройка параметров веб-страницы
Элементы веб-страниц
Добавление и использование гиперссылок
Вставка горизонтальных разделительных линий
Добавление фильмов и звуков
Вставка бегущей строки
Создание веб-форм
Рамки
Добавление веб-компонентов
Форматирование веб-страниц
Фон
Тема
Часть IV. Excel
Глава 21. Структура книги Excel
Начало работы
Управление листом
Клавиатурные комбинации
Переход к определенной ячейке
Ввод информации
Ввод числовых значений
Ввод текстовых значений
Ввод даты и времени
Ввод комментариев
Ввод формул
Вставка графических фрагментов
Вставка гиперссылок
Создание гиперссылки
Использование гиперссылки
Редактирование и удаление гиперссылок
Сохранение книги
Глава 22. Дополнительные возможности редактирования
Основные техники редактирования
Выделение ячеек
Очистка и удаление ячеек
Поиск и замена данных
Отмена команд
Повторное выполнение команды
Повторение команд
Перемещение данных командами Вырезать и Вставить
Использование буфера обмена
Перемещение ячеек перетаскиванием
Вставка в лист строк и столбцов
Прогрессии
Использование автозаполнения для создания прогрессии
Окно диалога Прогрессия
Проверка наличия ошибок
Проверка орфографии
Проверка типовых ошибок
Глава 23. Форматирование данных
Форматирование ячеек
Изменение выравнивания
Изменение форматов чисел
Изменение шрифтов и цвета текста
Добавление границ к ячейкам
Заливка ячеек
Форматирование по образцу
Изменение ширины столбцов и высоты строк
Изменение высоты и ширины ячейки вручную
Использование автоподбора
Использование автоматического форматирования
Условное форматирование
Использование стилей
Создание стиля
Использование стиля из другой книги
Создание и редактирование шаблонов
Создание нового шаблона
Открытие и редактирование существующего шаблона
Изменение разрывов страниц
Предварительный просмотр разметки страницы
Глава 24. Работа с данными в Excel
Управление листами
Переход между листами
Именование листов
Изменение цвета ярлыка
Удаление листов
Вставка листов
Перемещение и копирование листов
Обращение к ячейкам других листов
Работа с несколькими книгами
Переход от одной книги к другой
Связь между книгами
Консолидация данных
Сохранение рабочей области
Совместное использование книги
Создание общей книги
Контроль общей книги
Принятие и отклонение исправлений
Слияние книг
Защита листов и книг
Защита листа
Защита структуры книги
Доступ к файлу по паролю
Глава 25. Настройка интерфейса
Представления
Изменение масштаба
Сохранение пользовательских представлений
Параметры печати
Контроль ориентации страницы
Изменение полей
Верхний и нижний колонтитулы
Линии сетки и другие параметры
Области
Разделение листа на области
Закрепление областей
Окно диалога Параметры
Настройка вычисления формул
Изменение вида экрана
Настройка параметров редактирования
Установка надстроек
Глава 26. Формулы и функции
Построение формул
Умножение чисел
Дублирование формул
Комбинация арифметических операторов
Скобки и порядок вычислений
Использование встроенных функций
Многофункциональная функция СУММ
Вставка функции
Финансовые функции
Функция ПЛТ
Функция БС
Функция Ставка
Значение ошибки
Использование имен в функциях
Присвоение имен ячейкам и их диапазонам
Использование имен в формулах
Редактирование и удаление имен
Глава 27. Диаграммы
Планирование диаграмм
Выбор типа диаграммы
Элементы диаграммы
Создание диаграмм
Создание встроенной диаграммы
Форматирование диаграмм
Изменение типа диаграммы
Изменение заголовков и подписей данных
Редактирование линий сетки
Редактирование легенд
Изменение угла показа трехмерных диаграмм
Копирование форматирования диаграммы
Добавление надписей и стрелок
Печать диаграмм
Глава 28. Базы данных в Excel
Использование списков в качестве баз данных
Ввод данных с помощью форм
Проверка вводимых значений
Сортировка столбцов и строк
Сортировка по нескольким столбцам
Задание порядка сортировки пользователем
Применение пользовательских критериев сортировки
Поиск записей с помощью автофильтра
Создание пользовательского автофильтра
Анализ списков с помощью команды Итоги
Преобразование списка Excel в базу данных Access
Создание сводных таблиц и диаграмм
Мастер сводных таблиц и диаграмм
Сводные таблицы
Изменение порядка следования полей сводной таблицы
Область страниц
Изменение функции сводной таблицы
Настройка форматирования сводной таблицы
Сводные диаграммы
Использование в сводных таблицах внешних источников данных
Глава 29. Финансовый анализ
Команда Подбор параметра
Надстройка Поиск решения
Постановка задачи
Запуск надстройки Поиск решения
Редактирование прогноза
Диспетчер сценариев
Создание сценария
Просмотр сценариев
Создание отчета по сценарию
Глава 30. Публикация в Интернете и работа с запросами
Структура веб-страниц
Статические и интерактивные страницы
Подготовка файла к публикации в Интернете
Страницы Excel в Интернете
Использование веб-панелей Microsoft Office
Веб-запросы
Импорт данных из Интернета
Корректура веб-запросов
Часть V. PowerPoint
Глава 31. Основные приемы работы в PowerPoint
Окно PowerPoint
Элементы слайда
Режимы просмотра слайдов
Использование браузера для просмотра презентации
Предварительный просмотр презентации
Создание презентации
Работа с мастером автосодержания
Добавление шаблонов к мастеру автосодержания
Создание новой презентации
Использование шаблонов оформления
Использование презентации в качестве модели
Создание презентации с помощью шаблона
Ввод и редактирование текста
Ввод текста
Автоматическое форматирование текста
Использование структур
Создание новой структуры
Редактирование текста в области Структура
Расширение презентации и дублирование слайдов
Использование программы Word для создания структуры
Создание итогового слайда
Добавление примечаний
Проверка орфографии
Автозамена
Сохранение презентации
Глава 32. Дополнительные возможности форматирования
Форматирование текста
Работа с панелью инструментов Форматирование
Окно диалога Шрифт
Замена шрифта
Копирование форматов
Работа с маркированными и нумерованными списками
Отступы и табуляция
Выравнивание текста и изменение межстрочных интервалов
Изменение цвета и интенсивности фона
Создание пользовательской цветовой схемы
Создание фона
Редактирование образца слайдов
Форматирование образца слайдов
Форматирование образца титульного слайда
Глава 33. Работа с таблицами, графикой и рисунками
Создание таблиц
Форматирование таблиц
Связь с таблицами Microsoft Excel
Диаграммы
Добавление диаграммы
Форматирование диаграмм
Графические элементы
Работа с фигурами
Группирование объектов
Работа со слоями объектов
Вставка клипов
Объекты WordArt
Использование сетки и направляющих
Видеофильмы
Вставка видеоклипов
Звуковые файлы
Использование звуковых файлов, записанных на компакт-диске
Глава 34. Специальные эффекты и гиперссылки
Анимация
Редактирование анимации
Анимация диаграмм
Создание пути перемещения
Изменение временных параметров анимации
Смена слайдов
Гиперссылки
Управляющие кнопки
Открытие приложения
Глава 35. Подготовка и показ презентации
Выбор способа показа презентации
Использование прозрачек
Подготовка презентации
Репетиция презентации
Установка интервалов вручную
Запись речевого сопровождения
Произвольный показ
Скрытие слайдов
Навигатор слайдов
Пометки на слайдах
Использование записной книжки
Представление докладчика
Печать презентаций
Создание страниц заметок
Редактирование заметок
Создание выдач
Упаковка презентации
Публикация презентации в Интернете
Вещание презентации
Рецензирование презентации
Часть VI. Outlook
Глава 36. Основы работы в Outlook
Настройка Outlook
Просмотр информации в Outlook
Доступ к файлам
Другие способы открытия папок
Глава 37. Элементы и папки
Создание новых элементов
Редактирование элементов
Перемещение и копирование элементов
Удаление и архивирование элементов
Архивирование элементов
Изменение представлений
Выбор и настройка представлений
Сортировка, фильтрация и группировка элементов в папке
Область просмотра
Поиск элементов и файлов
Расширенный поиск
Панель настройки
Работа с папками
Печать
Папка Outlook сегодня
Глава 38. Электронная почта и расписания
Получение и отправка сообщений
Получение и просмотр электронной почты
Использование групп для работы с несколькими учетными записями
Заголовки
Написание и отправка сообщений
Систематизация сообщений
Календарь
Назначение встреч
Создание события
Планирование собрания
Работа с папкой Календарь
Глава 39. Контакты, задачи и другие типы информации
Контакты
Создание контактов и списков распределения
Связи между элементами папки Контакты
Создание списка рассылки
Папка Контакты
Задачи
Создание задач и поручений
Папка Задачи
Дневник
Создание записей в дневнике
Заметки
Просмотр веб-страниц
Глава 40. Настройка Outlook
Настройка панели Outlook
Ярлыки панели Outlook
Группы
Учетные записи
Каталоги и адресные книги
Работа с учетными записями
Конфигурации Outlook
Файлы данных Outlook
Создание и редактирование файлов данных
Открытие, закрытие и работа с файлами данных Outlook
Часть VII. FrontPage
Глава 41. Основы работы с приложением FrontPage
Обзор приложения FrontPage
Создание веб-узлов
Создание веб-узлов в автономном и подключенном режимах
Создание веб-узлов нижнего уровня
Переименование и удаление веб-узлов
Открытие веб-узлов
Настройка и создание совместных веб-узлов
Представления FrontPage
Глава 42. Работа с веб-узлами
Работа с папками и файлами веб-узла
Отображение скрытых папок на панели Folder List
Работа с папками
Добавление компонентов на корпоративный веб-узел
Работа с файлами
Импорт файлов и папок веб-узла
Импорт веб-страницы и ее графических файлов
Работа с импортированными файлами
Экспорт файлов из веб-узла
Создание структуры навигации
Представление Navigation
Режим просмотра гиперссылок
Управление веб-проектами
Просмотр отчетов
Просмотр, проверка и отладка гиперссылок
Публикация веб-узла
Глава 43. Создание и редактирование веб-страниц
Создание веб-страниц
Определение главной страницы сайта
Создание собственного шаблона
Редактирование веб-страницы
Общие задачи редактирования
Добавление текстов на страницу
Поиск и замещение текста на веб-страницах
Проверка текста
Вставка изображений
Создание пиктограммы
Вставка фотогалереи
Вставка видеоклипа
Горизонтальные линии
Внутренние и внешние гиперссылки
Работа с таблицами
Стандартная окантовка
Создание собственных стандартных окантовок
Предварительный просмотр и печать страницы
Совместимость
Глава 44. Форматирование веб-страниц
Обзор возможностей форматирования страниц
Форматирование абзацев
Границы и заливка
Позиционирование абзацев
Создание эффектов динамического HTML
Форматирование символов
Форматирование изображений
Изменение свойств рисунка
Редактирование изображений
Видеоклип
Форматирование других элементов страницы
Форматирование страницы в целом
Изменение свойств страницы
Применение темы для быстрой смены формата всей страницы
Эффекты перехода для динамических страниц
Каскадные таблицы стилей
Глава 45. Профессиональная работа в приложении FrontPage
Создание интерактивных форм
Фреймы
Добавление динамического содержания
Дополнительные элементы управления
Редактирование кода HTML
Создавайте код HTML в соответствии с правилами языка XML
Часть VIII. Access
Глава 46. Основы работы с Access
Краткое описание программы
Основные объекты базы данных
Создание новой базы данных
Окно базы данных и представление объектов
Сохранение, закрытие и открытие баз данных
Открытие базы данных
Глава 47. Таблицы и связи
Создание таблиц
Настройка таблицы в режиме конструктора
Добавление, удаление и изменение порядка следования полей
Настройка свойств поля
Назначение первичного ключа
Установка связи между таблицами
Работа в режиме таблицы
Ввод и редактирование данных
Удаление записей
Настройка режима таблицы
Работа с подтаблицами
Сортировка и фильтрация в режиме таблицы
Глава 48. Запросы
Создание запроса
Создание простого запроса
Создание запросов, управляющих данными
Редактирование запроса
Указание количества выводимых результатов
Групповые операции
Добавление вычисляемых полей
Перекрестные запросы
Создание и выполнение запросов на изменение
Запрос на создание таблицы
Запрос на добавление записей
Запрос на удаление
Запрос на обновление
Глава 49. Формы и страницы доступа к данным
Создание формы
Создание формы с использованием мастера
Редактирование формы
Форматирование формы
Просмотр и редактирование данных в форме
Использование страниц доступа к данным
Создание страницы доступа к данным
Редактирование страниц доступа к данным
Публикация страницы доступа к данным
Глава 50. Представление информации с помощью отчетов
Создание отчета
Использование мастера отчетов
Редактирование отчета
Области отчета
Контроль способов группировки
Предварительный просмотр и печать отчета
Часть IX. Office XP и VBA
Глава 51. Создание макросов в Office XP
Когда имеет смысл создавать макросы?
Выбор приложения Office
Запись макроса
Запуск макроса
Диалоговое окно Макрос
Использование клавиатурной комбинации
Редактирование макросов в среде Visual Basic
Средства программирования на языке Visual Basic
Строка меню
Панели инструментов Visual Basic
Использование окна Project Explorer
Использование окна Properties
Внешний вид редактора Visual Basic
Справочная система
Защита макросов
Глава 52. Переменные, операторы и функции
Инструкции Visual Basic
Что такое объект?
Свойства и методы
Объектная модель Office
Константы Office
Использование констант для нестандартного форматирования
Объявление переменных
Описание переменной
Использование переменной
Функции Visual Basic
Сохранение введенных данных в переменной
Аргументы функций или процедур
Использование переменных для вывода данных
Использование объектных переменных для обработки текста
Копирование текста
Построение формул
Вычисление формул
Глава 53. Управляющие структуры
Условные выражения
Структура If … Then
Структуры If … Then с несколькими условиями
Использование логических операторов в условных выражениях
Структура Select Case
Циклы For … Next
Обработка таблиц с помощью цикла
Циклы For … Each
Глава 54. Создание пользовательского интерфейса
Нестандартные диалоговые окна
Разработка пользовательского интерфейса
Создание нестандартного диалогового окна
Установка свойств объектов
Создание процедур, обрабатывающих события
Алфавитный указатель
ОТРЫВОК
Введение в Office XP
Глава 1. Краткий обзор пакета Office XP
Глава 2. Установка и настройка Office XP
Глава 3. Справочная система Office XP
Краткий обзор пакета Office XP
Составляющие пакета Office XP
Обзор приложений Office XP
Новое в Office XP
Составляющие пакета Office XP
Office XP;КомпонентыКоличество приложений и обслуживающих программ, входящих в пакет Microsoft Office XP, сильно увеличилось. Состав вашего пакета зависит от того, какую версию Office вы приобрели. В этой книге рассмотрены все основные приложения Office XP:
Microsoft Word (часть 3);
Microsoft Excel (часть 4);
Microsoft PowerPoint (часть 5);
Microsoft Outlook (часть 6);
Microsoft FrontPage (часть 7);
Microsoft Access (часть 8).
В книге также рассматривается множество различных обслуживающих программ и дополнений, включенных в пакет Office XP (или доступных в Интернете), которые помогут вам при работе с основными приложениями:
Панель Microsoft Office (Office Shortcut Bar), глава 4;
Коллекция картинок (Clip Organizer), глава 6 (рис. 1.1);
Модуль Microsoft Graph, глава 6;
Редактор формул (Microsoft Equation), глава 6;
Мастер сохранения настроек (Save My Settings Wizard), глава 9;
Office Resource Kit, включая мастер установки (Custom Installation Wizard), глава 2.
Даже если у вас нет каких-либо из приложений, описанных в этой книге, возможно, вам будет небезынтересно познакомиться с ними и вы впоследствии решите добавить их в свой набор программ Office.
Преимущества пакета Office XP
Приобретение и установка пакета программ Office XP предпочтительней покупки отдельных приложений не только потому, что покупать оптом дешевле. Такие пакеты, как Office XP, предоставляют общий пользовательский интерфейс для входящих в них программ и средства их взаимодействия.
По сравнению с предыдущей версией, в Office XP значительно больше функций и программ, используемых несколькими различными приложениями. Очевидная польза общего интерфейса заключается в том, что если овладеть одним приложением, намного легче будет научиться работать в остальных. Кроме того, заметно упрощается переключение между программами. И, возможно, самое главное: общий пользовательский интерфейс позволяет сосредоточиться на создании документа, не отвлекаясь на особенности конкретного приложения. Наиболее важными общими средствами пакета Office XP явля
ются:
меню, панели инструментов, "горячие" клавиши и методы их настройки;
диалоговые окна (особенно окна Открытие документа (Open) и Сохранение документа (Save As)) с функциями, имеющими доступ ко всем приложениям Office, такими как команда поиска, которая теперь позволяет искать любые файлы и элементы Outlook;
области задач, одна из которых представлена на рис. 1.2; их описание будет дано в этой главе;
методы вывода на экран свойств документа и их настройки;
интерфейсы голосового и рукописного ввода данных;
средства рисования (панель инструментов Рисование (Drawing), элементы Автофигуры (AutoShapes), Диаграммы (Diagrams), WordArt и др. (рис. 1.3);
инструменты коррекции (проверка правописания, словарь синонимов и др.);
справочный интерфейс и команда Найти и восстановить (Detect And Repair);
средства программирования на Visual Basic for Applications (VBA);
возможность сохранения документа на групповом веб-узле Microsoft SharePoint и совместной работы с ним.
Приложения Office XP теперь взаимодействуют друг с другом еще более тесно, чем раньше. Их взаимная интеграция расширяет возможности отдельных программ, позволяет комбинировать приложения для решения комплексных задач и легко выполнять задачи различной сложности. Приведем примеры таких средств, доступных в Office XP:
панель Microsoft Office и команды Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), находящиеся в меню Пуск (Start) в Windows, позволяют создавать и открывать любой тип документов Office;
импорт и экспорт документов из одного приложения Office в другое возможны как с помощью диалоговых окон Открытие документа (Open) и Сохранение документа (Save As), так и с помощью специальных команд;
возможно использование данных, хранящихся в Outlook или Access, при слиянии документов в Word;
предусмотрены команды для присоединения данных из нескольких приложений Office и (или) вставки их в один составной документ;
VBA - общий язык программирования для приложений Office, предоставляет наиболее эффективный способ решения задач с помощью нескольких программ.
Обзор приложений Office XP
Таблица 1.1, в которой перечислены приложения Office и выполняемые с их помощью задачи, поможет в выборе программ, необходимых для создания различных документов.
ПРИМЕЧАНИЕ. Более детальное описание конкретных приложений Office XP дано в первых главах соответствующих частей этой книги.
Таблица 1.1. Обзор приложений Office XP
Приложение Office XP Задача
Word Создание документов всех видов для печати или размещения в Интернете - например, писем, факсов, отчетов, контрактов, резюме, справочников, диссертаций и книг:* создание и систематизация исследовательских заметок и отчетов, конспектов и других документов в свободной форме;* формирование и печать бланков писем, конвертов, наклеек и т. д.;* создание сравнительно простых веб-страниц общего назначения, включающих практически любые элементы Word, а также фильмы, звуки, формы, фреймы, темы, навигационные панели и компоненты, служащие для доступа к информации на к
орпоративном веб-сайте Microsoft SharePoint
Excel Хранение, систематизация, вычисление и анализ численных данных в электронных таблицах, а также построение графиков и диаграмм, например, подготовка балансов, формирование счетов-фактур или планирование бюджета:* хранение относительно простых текстовых или численных данных в списках, где информация расположена в записях (строки) и в полях (столбцы) - например, список инвентаря или персональные данные членов вашей лыжной команды;* сортировка, поиск, фильтрация, автоматическое заполнение, суммирование, группировка, структуризация и вычисление промежу
точных данных, отображение различных комбинаций данных с помощью сводных таблиц и диаграмм;* публикация таблиц, диаграмм и графиков или сводных таблиц для демонстрации числовой, текстовой или графической информации в Интернете
PowerPoint Cоздание мультимедийных презентаций, состоящих из коллекций слайдов, применяемых для обучения или рекламы:* включение в такие презентации текста, графики, анимации, звука и видеоизображений;* сохранение презентаций на различных носителях: в виде 35-миллиметровых слайдов, прозрачных пленок для эпидиаскопа, напечатанных на бумаге проспектов или мультимедийных слайдов, демонстрируемых на компьютере;* размещение в Интернете презентаций в виде набора слайдов, отображающих текст, графику, анимацию, звук и видеоизображения
Outlook Отправка, получение и систематизация электронных сообщений, мгновенный обмен письмами через Интернет:* хранение персональной информации и управление ею (встречи, имена и адреса, список задач или заметки);* взаимодействие с членами рабочей группы (расписание встреч, управление коллективными проектами и совместное использование информации и файлов);* доступ к файлам, находящимся на локальных или сетевых дисках, и просмотр веб-сайтов
FrontPage Создание с помощью шаблонов или мастеров веб-страниц, служащих для отображения персональной информации:* проведение обсуждений в режиме реального времени, управление проектами или доступом к информации, хранящейся на корпоративном веб-сайте Microsoft SharePoint;* управление веб-сайтом (хранение файлов и папок, отображение отчетов, создание и обновление гиперссылок, отслеживание задач, публикация страниц и контроль над источниками данных рабочей группы);* создание и редактирование веб-страниц с помощью редактора HTML, оснащенного полным набором функций и п
оддерживающим все стандартные элементы веб-страниц (гиперссылки, кнопки управления, формы, таблицы и диаграммы, коллекции фотографий, оглавления, статистику посещений и другие элементы управления)
Access Хранение, систематизация, выбор и представление информации в реляционных базах данных, которые позволяют легко управлять большим количеством сложных и взаимосвязанных данных:* размещение интерактивных форм в интранете, благодаря которому пользователи получают возможность просматривать и обновлять информацию, хранящуюся в базах данных
Новое в Office XP В следующих разделах кратко рассматриваются некоторые из новых средств и усовершенствований, появившихся в Office XP. (Этот пакет имеет так много новых возможностей, что перечислить их все практически невозможно!)
Новые функции Office XP
Office XP;Новые средстваКаждое из перечисленных ниже средств доступно в большинстве основных приложений Office XP.
Область задач. Теперь в приложениях Office можно осуществлять определенные операции или выбирать отдельные функции с помощью области задач, которая стала альтернативой диалоговым окнам. Область задач представляет собой окно с расположенными в нем командами, часто представленными в виде ссылок. Ее можно разместить вдоль левого или правого края рабочего окна или сделать "плавающей". Большинство приложений Office содержат следующие области задач: Создание документа (New Document) (в некоторых приложениях могут употребляться другие названия), Буфер обмена (Clipboard) и П
оиск (Search). (Пример последней области задач приведен на рис. 1.2.)
Средство поиска. Пакет Office XP содержит новое средство поиска файлов на локальных дисках, в сети или на веб-сайтах, а также элементов в папках Outlook. Оно запускается из области задач Поиск (Search) (см. рис. 1.2) или с помощью кнопок диалоговых окон Открытие документа (Open) или Открыть документ Office (Open Office Document).
Восстановление документа. Пакет Office XP предоставляет много новых средств, позволяющих восстановить данные в случае сбоя или некорректного завершения работы программы. В момент сбоя приложения Office пытаются сохранить документ и при повторном запуске программы отображают область задач Восстановление документа (Document Recovery), с помощью которой можно выбрать один из вариантов сохранения файла. Для восстановления поврежденных документов применяется функция Открыть и восстановить (Open And Repair) диалогового окна Открытие документа (Open).
Распознавание речи. Теперь, работая в приложениях Office XP, можно диктовать текст, а не вводить его с клавиатуры, а также вызывать основные команды, произнося их и не пользуясь при этом мышью или клавиатурой.
Рукописный ввод текста. Приложения Office XP позволяют вводить текст документа с помощью электронной доски и ручки или обычной мыши (что непросто).
Смарт-теги. Приложения Office XP поддерживают работу с широким диапазоном разнообразных типов данных (таких как имена, даты, адреса). С помощью меню смарт-тега можно выполнить некоторые действия над данными, автоматически вызвав требуемую программу Windows.
Кнопка Параметры автозамены (AutoCorrect Options). После использования инструмента Автозамена (AutoCorrect) можно отредактировать произведенные изменения, воспользовавшись меню Параметры автозамены (AutoCorrect Options).
Кнопка Параметры вставки (Paste Options). Кнопка Параметры вставки (Paste Options) появляется при вставке данных из буфера обмена в документ Office XP, позволяя выбрать желаемый формат и режим вставки данных.
XML (Extensible Markup Language), поддерживаемый приложениями Excel и Access 2002, предоставляет возможность импорта и экспорта данных из XML-документов, и наоборот. Кроме того, FrontPage 2002 может использовать правила XML-форматирования при формировании HTML-кода создаваемой веб-страницы.
Диаграммы. Теперь в приложениях Office XP достаточно легко и просто создавать на основе заготовок и шаблонов различные схематические изображения, такие как организационные диаграммы или диаграммы Вина (рис. 1.3).
Новая команда Создание из имеющегося документа (New From Existing). Теперь появилась возможность создавать новый документ на основе уже существующего, что является альтернативой использования шаблона.
Доступ к корпоративному веб-сайту. Приложения Office XP позволяют открывать и сохранять документы, находящиеся на веб-сайте, используемом для совместной работы (SharePoint team Web site), принимать участие в дискуссиях, проводимых в режиме реального времени, добавлять веб-компоненты, предназначенные для просмотра и редактирования информации общего доступа, хранящейся на этом сайте. (Корпоративный веб-сайт поддерживается веб-сервером с установленным на нем программным обеспечением SharePoint Team Services и предоставляет средства коллективной работы, позволяя рабочей группе
совместно использовать документы и обмениваться информацией.)
Новые средства Word
Word;Новые средстваНовые средства форматирования. Microsoft Word 2002 запоминает последние выполненные операции форматирования и позволяет повторно применять сохраненный формат к фрагменту текста, что можно рассматривать как альтернативу использованию стилей. Помимо символьных и абзацных стилей Word предоставляет стили таблиц и списков. Определить какое форматирование или стиль применялись к фрагменту документа можно с помощью области задач Показать форматирование (Reveal Formatting). Команда Очистить формат (Clear Formatting) служит для снятия форматирования текста. Если т
ребуется найти текст, формат которого отличается от формата остального документа, воспользуйтесь новым средством проверки формата. Выделить одинаково отформатированный текст можно с помощью команды Выделить все (Select All). Кроме того, в Word 2002 появилась возможность выделять несколько несвязанных блоков текста.
Отслеживание исправлений. Средство отслеживания исправлений было полностью обновлено. Теперь можно настроить работу Word так, чтобы вносимые изменения отмечались выносками на полях.
Примечания. Форма работа с примечаниями также изменилась. В Word 2002 примечания можно выносить на поля, вставлять в них текст, просматривать и редактировать его.
Защита документа. Улучшилась защита документа, например, диалоговое окно Параметры (Options) содержит новую вкладку Безопасность (Security), которая предоставляет возможность присоединить к документу цифровую подпись.
Статистика документа. Количество слов, символов, строк, страниц или абзацев в активном документе можно узнать с помощью панели инструментов Статистика (Word Count).
Перевод текста. Область задач Перевод (Translate) позволяет перевести на другой язык слово или (с помощью средств перевода в Интернете) фразу, блок текста или весь документ.
Подложка. Новая команда Word Печатная подложка (Printed Watermark) облегчает добавление к документу подложки, представляющей собой фон в виде текста или изображения, помещаемый на каждой странице документа или отдельной его части.
Печать буклетов. Теперь в Word появились дополнительные настройки параметров печати страниц, дающие возможность печатать брошюры или даже книги.
Мастер слияния. Новый Мастер слияния (Mail Merge Wizard), запускаемый из области задач Слияние (Mail Merge), упрощает создание бланков писем, конвертов, наклеек и других почтовых документов.
Новые форматы веб-страниц. Теперь Word позволяет сохранять веб-страницы в форматах веб-архивов (*.mht, *.mhtml), содержащих все данные в одном архивном файле. Кроме того, для сохранения веб-страницы можно использовать формат *.html, что даст возможность существенно уменьшить объем файла (и сохранить самую необходимую информацию), правда, за счет потери некоторых деталей и элементов веб-страницы.
Новые средства Excel
Excel;Новые средстваРазблокирование данных. Набор новых инструментов в Excel 2002 облегчает поиск, анализ и публикацию данных, представленных в виде книг или листов. Веб-запросы упрощают связь с данными в Интернете. Благодаря функции Автопереиздание (AutoRepublish) содержимое веб-страниц автоматически обновляется при каждом сохранении документа Excel. Полученные из Интернета данные сохраняют связь со своим первоисточником и автоматически обновляются при его изменении. Средство импорта данных позволяет легко находить и совместно использовать источники данных.
Улучшенные сводные таблицы. В сводных таблицах теперь появились дополнительные раскрывающиеся меню и другие элементы интерфейса. Автоматическая формула Получить данные исходной таблицы (GetPivotData) облегчает анализ данных сводных таблиц.
Работа с данными различных типов. Excel 2002 теперь работает с большим количеством различных типов данных, включая общие источники данных в Интернете. Поддерживается формат XML как формат обмена данными, причем листы Excel могут присоединяться прямо к XML-данным в Интернете. Новая функция ДРВ (RTD) позволяет анализировать данные, полученные в режиме реального времени.
Усовершенствования команд и функций. Многочисленные нововведения упростили использование Excel даже в таких основных областях, как управление связями, работа со средствами поиска Найти (Find) и Заменить (Replace), переход по гиперссылкам, сортировка, использование международных числовых форматов, редактирование ячеек, проверка ошибок, печать, работа с колонтитулами и пр.
Новые средства PowerPoint
PowerPoint;Новые средстваСовместная работа. Появились инструменты, упрощающие редактирование и просмотр презентаций PowerPoint 2002 при коллективной работе. Теперь в процессе сохранения документов их можно защитить паролем, в результате чего остальные пользователи смогут просматривать документы в PowerPoint, но будут лишены возможности вносить в них изменения. Авторы получили возможность присоединять к презентациям цифровую подпись. Процесс рецензирования презентаций был упрощен с помощью функций маршрутизации и согласования, управляющих запросами на изменение
, полученных от различных рецензентов. Кроме того, теперь при работе с примечаниями рецензенты могут не только вставлять в презентацию "скрытые" комментарии, но и сравнивать их друг с другом, а также объединять и печатать.
Анимация. В PowerPoint 2002 появилась возможность использовать анимационные эффекты при смене слайдов в презентации. Обычные анимационные эффекты упростились и стали более выразительными.
Улучшенные возможности. Команды Копировать и Вставить позволяют работать с различными типами данных. Режим Предварительный просмотр печати дает возможность определить, как презентация будет выглядеть при печати, и заранее внести изменения. Форматирование слайдов еще более упростилось. К одной презентации теперь можно применить несколько шаблонов.
Новые средства Outlook
Outlook;Новые средстваУсовершенствованная область просмотра. Элементы в папках Календарь (Calendar), Контакты (Contacts) и Дневник (Journal) отображаются теперь в точно таком же виде, как и при их открытии в отдельном окне.
Поиск элементов Outlook. Новая область задач Поиск (Search), существующая во всех приложениях Office, предоставляет возможность поиска как элементов Outlook, так и файлов, находящихся на диске вашего компьютера (см. рис. 1.2).
Группы учетных записей. Если в системе есть несколько учетных записей электронной почты, можно создать группы учетных записей, чтобы иметь возможность определять, какими записями будет пользоваться Outlook для отправки и получения электронной почты, а также настроить автоматический прием и отправку сообщений через фиксированные промежутки времени.
Работа с корреспонденцией. Теперь Outlook предоставляет упрощенный интерфейс для загрузки и просмотра тем электронных сообщений, что позволяет найти нужное письмо не загружая его содержимое.
Очистка почтового ящика. Новое диалоговое окно Очистка почтового ящика (Mailbox Cleanup) позволяет управлять размерами свободного пространства почтового ящика, когда папка Входящие (Inbox) переполняется.
Цветовая маркировка встреч. Теперь встречи можно маркировать различными цветами, используя, например, красный для важных встреч, синий - для деловых, зеленый - для личных и т. д.
Альтернативное время собрания. При назначении собрания с помощью инструментов Outlook приглашенные на него могут теперь не только принять или отклонить приглашение, но и предложить новое альтернативное время встречи.
Единое диалоговое окно Оповещения (Reminders). Все напоминания теперь отображаются в одном диалоговом окне Оповещения (Reminders), что избавляет от необходимости просматривать и закрывать по очереди несколько диалоговых окон.
Срочные сообщения. Появилась функция отправки срочных сообщений для связи через Outlook в режиме реального времени.
Строка для ввода адреса URL. С помощью строки для ввода адреса URL можно просматривать веб-страницы непосредственно в главном окне приложения Outlook.
Новые средства FrontPage
FrontPage;Новые средстваСоздание корпоративных веб-сайтов. Теперь появилась возможность создания и настройки корпоративных веб-сайтов, используя возможности нового программного продукта Microsoft SharePoint. На такие веб-сайты можно добавлять новые библиотеки вспомогательных документов, обзоры и другие типы списков, отображать статистику посещений сайта, вставлять веб-компоненты. Кроме того, можно создавать собственные формы для добавления, редактирования или отображения элементов библиотеки документов или других видов списков корпоративного веб-сайта.
Усовершенствование средств веб-публикаций. Во FrontPage 2002 были полностью переделаны средства веб-публикаций. Например, теперь можно размещать и поддерживать в Интернете отдельные файлы. При выполнении этой операции диалоговое окно Веб-публикация (Web Publish) позволяет точно указывать, какие файлы нужно публиковать, и дает возможность управлять файлами как в локальной сети, так и на веб-сервере (можно копировать, вставлять, переименовывать или удалять файлы или перемещать их между источником и сервером).
Использование разных языков. Средства FrontPage позволяют выделить содержащийся на веб-странице текст на иностранном языке и использовать для его проверки и поиска синонимов соответствующий словарь.
Дополнительные графические средства. Теперь можно быстро добавить и упорядочить графические изображения с помощью элемента веб-страницы Photo Gallery Web. Непосредственно в приложении FrontPage можно создавать графические изображения с помощью автофигур и с использованием панели инструментов Рисование (Drawing), а также оформлять веб-страницы объектами WordArt.
Автоматическое заполнение таблиц. FrontPage теперь позволяет использовать режим автозаполнения таблиц.
Новые веб-компоненты. FrontPage предлагает набор новых веб-компонентов, включая новые типы гиперссылок, компоненты для работы с корпоративным веб-сайтом SharePoint, кроме того, дополнительные компоненты могут быть загружены из Интернета.
Новые средства Access
Access;Новые средстваНовый формат баз данных. В Access 2002 используется новый формат файлов, повышающий производительность при работе с большими базами данных. При этом легко можно открывать и сохранять файлы баз данных как в новом, так и в старом формате, а также преобразовывать их из одного формата в другой.
Проверка правописания. Вкладка Правописание (Spelling) диалогового окна Параметры (Options) позволяет настраивать работу средств проверки правописания.
Поддержка XML. Появилась возможность импорта и экспорта данных из документов и в документы XML.
Эффективная работа: Office XP. / М. Хэлворсон, М. Янг - СПб: Питер, 2003. - 1072 с.
|