Книга, издаваемая по лицензии Microsoft Press, представляет новую версию программы для обработки электронных таблиц, входящую в пакет Office XP. Книга знакомит с новыми и усовершенствованными возможностями приложения Excel 2002, с новыми функциями и командами, дополнительными инструментами математического анализа. Область применения Excel теперь не ограничивается только бухгалтерскими и финансовыми сферами, возможности программы все чаще используются в повседневной жизни для получения, обработки, анализа, совместного использования и отображения информации. Издани
е содержит сотни примеров и иллюстраций, а также детальную справочную информацию по Microsoft Excel 2002; его легко можно использовать в качестве руководства, шаг за шагом вводящего вас в мир Excel.
Содержание
Об авторах
Благодарности
Условные обозначения и терминология
От издательства
Часть 1. Первое знакомство
Глава 1. Что нового в Microsoft Excel 2002
Новые возможности Microsoft Office
Область задач
Смарт-теги
Улучшенные возможности Office XP
Новые возможности Office XP
Новые возможности Microsoft Excel
Производительность и эффективность
Анализ данных
Совместная работа и доступ к информации
Надежность и восстановление данных
Глава 2. Запуск Excel
Что произойдет после установки Excel
Регистрация и подписка на Excel
Как обновить программу?
Восстановление после сбоя
Автоматическое восстановление
Дополнительные меры
Знакомство с рабочей областью Excel
Рабочие листы
Окно книги
Строка заголовка
Изменение размеров листа книги
Меню и окна диалога
Строка формул
Строка состояния
Вывод итогов в строке состояния
Указатель мыши
Знакомство с панелями инструментов
Основы работы с файлами
Создание и открытие рабочих книг
Добавление собственных шаблонов
Сохранение файлов
Открытие файлов
Поиск файлов
Импорт и экспорт файлов
Использование команд Открыть и Сохранить как
Импорт и экспорт текстовых файлов
Обмен данными между Excel Microsoft и Excel для Macintosh
Помощь в режиме on-line
Лучший способ использования справочной системы
Управление помощником
Работа с помощником
Контекстная справка
Справочная система Excel
Глава 3. Настройка рабочей области Excel
Настройка панелей инструментов и меню
Управление кнопками и командами
Быстрая настройка панелей инструментов
Изменение внешнего вида кнопок
Работа с панелями инструментов
Размещение на экране панелей инструментов
Создание новых панелей инструментов и меню
Создание панелей инструментов
Присоединение панели инструментов к книге
Создание меню
Восстановление панелей инструментов и меню
Другие параметры панели инструментов и меню
Другие элементы интерфейса Excel
Вывод формул
Нулевые значения
Изменение стандартного шрифта
Изменение цветовой палитры
Дополнительные возможности
Часть 2. Рабочие листы
Глава 4. Практические советы
Какие данные вводятся в строки, а какие в столбцы?
Как вывести на печать рабочий лист?
Для кого предназначены данные?
Смогут ли ваши коллеги обойтись без вашей помощи при работе с вашими электронными таблицами?
Можно ли для рабочих листов использовать внешние данные?
Зачем нужны дополнительные листы?
Как вставлять новые строки и столбцы?
Глава 5. Основы работы с листом
Перемещение по листу
Управление блоками ячеек
Выделение ячеек
Выделение с помощью мыши
Выделение с помощью команды Перейти
Ввод данных
Ввод значений в ячейки и в строку формул
Ввод данных в диапазоны ячеек
Исправление значений
Работа с листами
Вставка и удаление листов
Присвоение имен и переименование листов
Перемещение и копирование листов
Режимы просмотра листов
Разделение листов на области
Изменение масштаба изображения листов
Защита данных
Разблокирование отдельных ячеек
Скрытие ячеек и листов
Глава 6. Основы работы с книгой
Работа с несколькими книгами
Перемещение между открытыми книгами
Размещение окон на экране
Полноэкранный режим
Открытие нескольких окон для одной книги
Приемы работы с несколькими окнами
Скрытие и защита книг
Скрытие окон книг
Защита книг
Сохранение книг или окон как скрытых
Скрытие отдельных листов
Часть 3. Форматирование и редактирование листов
Глава 7. Редактирование листов
Копирование, вырезание и вставка
Копирование и вставка
Вырезание и вставка
Вставка гиперссылок
Перемещение и копирование с помощью мыши
Вставка и удаление
Вставка столбцов и строк
Вставка ячеек
Удаление ячеек, столбцов и строк
Вставка, удаление и очистка ячеек с помощью мыши
Отмена предыдущих действий
Возвращение отмененных действий
Редактирование содержимого ячейки
Редактирование в строке формул
Редактирование непосредственно в ячейках
Параметры вкладки Правка
Очистка содержимого и форматов ячеек
Заполнение и создание рядов данных
Расширение форматов и формул в списках
Поиск и замена данных
Символы шаблона
Замена найденных данных
Редактирование группы листов
Группирование листов для редактирования
Заполнение группы листов
Ввод текста и проверка орфографии
Исправление ошибок прямо при вводе
Автозавершение ввода
Проверка орфографии
Глава 8. Форматирование листов
Основы форматирования
Применение автоформата
Форматирование ячеек
Форматирование отдельных символов
Форматирование чисел при вводе
Общий формат
Числовые форматы
Денежный формат
Надстройка Пересчет в евро
Финансовые форматы
Процентные форматы
Дробные форматы
Экспоненциальные форматы
Текстовый формат
Дополнительные форматы
Создание пользовательских форматов
Создание новых форматов
Форматирование положительных, отрицательных, нулевых и текстовых значений
Включение цвета в форматы
Использование условий в пользовательских форматах
Выравнивание содержимого ячеек
Выравнивание текста по горизонтали
Выравнивание по вертикали
Автоподбор размера символов
Изменение шрифта
Изменение шрифта с помощью панели инструментов
Использование границ
Применение границ с помощью кнопок панели инструментов
Применение цвета и узоров
Добавление подложки к рабочему листу
Настройка размера ячеек
Настройка ширины столбцов
Настройка высоты строк
Объединение ячеек
Глава 9. Эффективная работа с листами
Условное форматирование
Использование формул при условном форматировании
Стили
Применение стилей
Определение стиля
Переопределение стиля
Объединение стилей из разных книг
Удаление стиля
Сохранение форматирования в шаблонах
Добавление шаблонов в папку XLStart
Проверка и документирование листов
Трассировка зависимостей ячеек
Добавление примечаний
Выделение группы ячеек
Структурирование листов
Скрытие и удаление символов структуры
Скрытие и вывод уровней структуры
Отображение конкретного уровня детализации
Выделение только видимых ячеек
Группировка и разгруппировка столбцов и строк
Консолидация листов
Консолидация по расположению
Консолидация по категориям
Создание связей с исходными листами
Часть 4. Графические объекты и печать листов
Глава 10. Графические объекты
Инструменты для рисования
Использование при рисовании клавиш-модификаторов
Создание графических объектов
Произвольные контуры и многоугольники
Создание надписей
Работа с автофигурами
Создание объектов WordArt
Работа с графическими объектами
Выделение и группировка объектов
Форматирование объектов
Размещение объектов
Вставка объектов из других приложений
Работа с коллекцией клипов
Импорт графики
Вставка рисунков
Форматирование рисунков
Эффективная работа с объектами
Назначение объектам макросов
Копирование изображения листа
Глава 11. Печать листов
Задание параметров печати
Настройка параметров печати
Поля
Создание колонтитулов
Настройка параметров листа
Настройка разрывов страниц
Добавление и удаление принудительных разрывов страниц
Предварительный просмотр перед печатью
Окно диалога Печать
Определение области печати
Установка параметров драйвера принтера
Часть 5. Создание формул и анализ данных
Глава 12. Создание формул
Основные сведения о формулах
Приоритет операторов
Использование в формулах ссылок на ячейки
Копирование формул и ссылки
Редактирование формул
Использование функций: обзор
Кнопка Автосумма
Создание объемных формул
Форматирование в строке формул
Создание формул с использованием заголовков
Присвоение имен ячейкам и диапазонам
Использование имен в формулах
Определение и работа с именами
Редактирование имен
Определение имен на уровне листа и на уровне книги
Полуавтоматическое создание имен
Именованные константы и формулы
Объемные имена
Вставка имен в формулы
Вставка списка имен
Замена ссылок именами
Использование имен диапазонов с командой Перейти
Ошибочные значения
Вычисления на листе
Обновление вычислений вручную
Копирование формул
Циклические ссылки
Точность числовых значений
Массивы
Одномерные массивы
Правила для созданий формулы массива
Двумерные массивы
Формулы массива, возвращающие одно значение
Использование массивов констант
Расширение массивов
Работа со связанными книгами
Сохранение связанных книг
Открытие зависимых книг
Открытие исходных книг
Операции копирования, вырезания и вставки для связанных книг
Логические выражения
Мастер суммирования и мастер подстановок
Создание формул с помощью мастера суммирования
Создание формул с помощью мастера подстановки
Глава 13. Использование функций. Введение
Справочная информация о функциях
Пакет анализа
Синтаксис функций
Типы аргументов
Добавление функции на рабочий лист
Вставка ссылок и имен
Глава 14. Основные функции
Математические функции
Функция СУММ
Применение некоторых математических функций
Функции округления
Текстовые функции
Некоторые текстовые функции
Функции для работы с элементами строк
Логические функции
Некоторые логические функции
Информационные функции
Некоторые информационные функции
Функции просмотра и ссылок
Обзор функций ВПР, ГПР и ПРОСМОТР
Глава 15. Дата и время
Каким образом Microsoft Excel хранит даты и время
Ввод дат и времени
Ввод ряда дат
Форматирование дат и времени
Создание собственных форматов дат и времени
Арифметические операции с датами и временем
Функции дат и времени
Специальные функции для работы с датами
Глава 16. Финансовый анализ
Функции для анализа инвестиций
Функции для вычисления амортизации
Функции для анализа ценных бумаг
Глава 17. Статистический анализ
Анализ распределения данных
Встроенные статистические функции
Функции для вычисления порядковых статистик
Функции для оценки разброса данных
Линейная и экспоненциальная регрессия
Линейная регрессия
Экспоненциальная регрессия
Инструменты Пакета анализа
Инструмент Описательная статистика
Инструмент Ранг и персентиль
Генерация случайных чисел
Распределения случайных чисел
Инструмент Выборка
Вычисление скользящего среднего
Глава 18. Анализ «что если»
Таблицы данных
Таблицы данных для одной переменной
Таблица данных с несколькими формулами
Таблицы данных для двух переменных
Редактирование таблиц данных
Диспетчер сценариев
Создание сценария
Просмотр сценариев
Добавление, редактирование и удаление сценариев
Объединение сценариев
Создание отчетов по сценариям
Команда Подбор параметра
Точность и множественность решений
Поиск решения
Задание целевой ячейки
Задание переменных
Задание ограничений
Сохранение модели поиска решения
Другие параметры поиска решения
Генерация отчетов
Когда Поиск решения не может найти решения
Часть 6. Совместная работа и Интернет
Глава 19. Совместная работа
Совместная работа с файлами в сети
Сохранение и получение файлов на удаленных компьютерах
Автоматическое получение используемых файлов
Совместное использование рабочих книг в сети
Использование дополнительных параметров совместного доступа
Отслеживание изменений
Защита журнала изменений
Просмотр изменений
Прекращение сеанса работы с общей рабочей книгой
Объединение изменений, сделанных в нескольких рабочих книгах
Слияние рабочих книг
Отправка рабочих книг по электронной почте
Отправка рабочей книги на рецензию
Отправка рабочих книг по маршруту рабочей группе при помощи электронной почты
Работа с web-узлом SharePoint Team Services
Загрузка документов и помещение их на узел
Работа с папками Интернета или сетевым окружением для передачи файлов
Работа с NetMeeting в Excel
Работа с web-обсуждениями
Подписка на документы на сервере расширений Office
Глава 20. Обмен файлами с web-узлами
Работа с узлами FTP
Добавление узла на панель адресов
Добавление узла FTP в папку Мое сетевое окружение
Работа с узлами HTTP (web)
Сохранение и публикация файлов Excel в HTML
Выбор возможностей
Сохранение всей рабочей книги без интерактивности
Публикация без интерактивности
Публикация с интерактивностью
Открытие и сохранение файлов в XML
Работа с интерактивными web-компонентами
Глава 21. Связывание и внедрение
Внедрение или связывание?
Внедрение или статическая вставка?
Внедрение и связывание из буфера обмена
Внедрение и связывание при помощи команды Объект
Управление связями
Выбор обновления: автоматическое или по запросу
Обновление при открытии файла
Восстановление разорванных связей
Связывание или гиперссылки?
Глава 22. Работа с гиперссылками
Создание гиперссылки в ячейке
Преобразование обычного текста в гиперссылку
Гиперссылка на web-узел
Гиперссылка на закладку в текущем документе
Гиперссылка на существующий файл
Гиперссылка на новый файл
Гиперссылка на адрес электронной почты
Назначение гиперссылки рисунку, кнопке панели инструментов или команде меню
Редактирование и удаление гиперссылки
Форматирование гиперссылки
Применение функции ГИПЕРССЫЛКА
Часть 7. Интеграция Excel с Word и PowerPoint
Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint
Использование таблиц Excel в документах Word
Вставка таблицы Excel из буфера обмена
Применение команды Объект
Применение команды Файл
Работа с диаграммами Excel в документах Word
Использование Excel для предоставления данных в Word при слиянии и создании почтовых сообщений
Использование таблиц Excel в PowerPoint
Часть 8. Создание диаграмм
Глава 24. Основные приемы создания диаграмм
Создание новой диаграммы
Этап 1. Выбор типа диаграммы
Этап 2. Выбор исходных данных
Этап 3. Настройка параметров диаграммы
Этап 4. Размещение диаграммы
Создание комбинированных диаграмм (с наложением)
Изменение размера и расположения диаграммы
Отображение данных из скрытых ячеек
Обработка пропущенных значений
Изменение типа диаграммы по умолчанию
Распечатка диаграмм
Сохранение, открытие и защита диаграмм
Работа со встроенными объектами диаграмм
Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм
Работа с меню Диаграмма и панелью инструментов Диаграммы
Выбор элементов диаграммы
Копирование формата диаграмм
Добавление новой диаграммы в галерею типов мастера диаграмм
Перемещение элементов диаграммы при помощи мыши
Перемещение и изменение размера области построения
Работа с заголовками
Создание заголовка из двух строк
Форматирование заголовка
Форматирование отдельных символов заголовка
Добавление текстовых аннотаций
Работа с подписями данных
Расположение и выравнивание подписей
Параметры численного форматирования подписей данных
Вид и шрифт подписей данных
Редактирование подписей данных
Индивидуальное позиционирование и форматирование подписей данных
Генерация полезных подписей для точечных диаграмм
Работа с осями
Настройка стиля, цвета и толщины линии
Расположение делений и меток делений
Изменение числового формата меток делений
Масштабирование осей вручную
Добавление, удаление и форматирование линий сетки
Форматирование рядов данных и подписей
Отображение последовательностей данных с использованием вспомогательной оси значений
Построение диаграммы на основе нескольких разных типов диаграмм
Изменение порядка рядов данных
Ряды данных в строках или в столбцах
Изменение цвета, внешнего вида, заливки и обрамления отметок диаграммы
Расстояние между отметками в двумерных гистограммах и линейчатых диаграммах
Расстояние между отметками в объемных диаграммах
Линии рядов в нормированных гистограммах и линейчатых диаграммах
Изменение формы отметок в объемных гистограммах и линейчатых диаграммах
Сглаживание линий в диаграммах типа График и Точечная
Изменение стилей линии и маркеров в диаграммах типа График, Точечная и Лепестковая
Линии минимума-максимума и полосы открытия-закрытия
Добавление линий проекции в диаграммы с областями и диаграммы-графики
Разъединение секторов круговых и кольцевых диаграмм
Параметры форматирования и разделения для вторичных гистограмм и кольцевых диаграмм
Изменение угла поворота самого первого сектора круговой или кольцевой диаграмм
Работа с таблицами данных
Форматирование фоновых областей
Заполнение области градиентной заливкой
Заливка области узором
Заливка области текстурой или рисунком
Изменение углов обзора трехмерных диаграмм
Настройка возвышения
Настройка поворота
Настройка высоты
Настройка перспективы
Использование изометрии и автомасштабирования
Глава 26. Работа с данными диаграммы
Добавление данных
Удаление данных
Изменение или замена данных
Как отобразить или выделить каждую n-ю точку
Изменение порядка отображения рядов
Использование многоуровневых категорий
Добавление линий тренда
Добавление планок погрешностей
Прогнозирование при помощи диаграмм: изменение данных путем перетаскивания маркеров
Глава 27. Специальная техника работы с диаграммами
Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов
Автоматическое отображение новых данных
Отображение только новых точек
Создание статических диаграмм при помощи массивов
Работа с пузырьковыми диаграммами
Работа с лепестковыми диаграммами
Создание диаграмм Ганта
Различные вопросы форматирования
Метки делений без осей
Метки делений в области построения
Форматирование выделенных линий сетки или меток делений
Ступенчатые метки делений
Отображение вашей собственной линии прогноза (экстраполяции)
Часть 9. Базы данных и списки
Глава 28. Работа со списками
Создание и ведение списков
Использование именованных диапазонов в списке
Использование (или отключение) вспомогательных средств создания списков Excel
Проверка значений данных
Использование формы для работы со списками
Сортировка списков и диапазонов
Сортировка одного столбца
Сортировка по нескольким столбцам
Сортировка по четырем и более столбцам
Сортировка части списка
Сортировка по столбцам
Сортировка ячеек с формулами
Глава 29. Работа с внешними данными
Открытие текстовых файлов и файлов баз данных
Импорт данных с использованием запросов
Повторное использование существующего запроса
Создание нового запроса к базе данных
Создание нового DSN-файла
Создание простого примера
Режимы обновления и другие свойства запроса
Редактирование запроса
Непосредственная работа с Microsoft Query
Извлечение информации из Интернета с помощью Web-запросов
Использование существующего Web-запроса
Создание Web-запроса
Копирование и вставка с помощью Web-браузера
Глава 30. Использование сводных таблиц
Простой пример
Создание сводной таблицы
Запуск мастера сводных таблиц и диаграмм
Шаг 1: задание типа источника данных
Шаг 2: указание местонахождения исходных данных
Шаг 3: указание места для размещения таблицы
Задание начальной структуры таблицы
Реорганизация сводной таблицы
Использование оси страниц
Вывод итогов для поля страницы
Перемещение элементов поля страницы на отдельные листы книги
Скрытие элементов на оси строк и столбцов
Создание сводной диаграммы
Обновление сводной таблицы
Обновление таблицы при открытии файла
Выделение элементов сводной таблицы
Форматирование сводной таблицы
Применение автоформата к сводной таблице
Применение числовых форматов
Отображение пустых ячеек в сводной таблице
Отображение ошибочных значений в сводной таблице
Центрирование надписей
Использование нескольких полей данных
Переименование полей и элементов
Сортировка элементов
Использование автосортировки
Использование ручной сортировки элементов
Отображение наибольших и наименьших элементов поля
Отображение и скрытие элементов внутреннего поля
Вывод детальной информации для значения поля данных
Группировка данных
Создание группировки элементов
Группа числовых элементов
Группировка элементов по временным диапазонам
Удаление групп
Использование общих и промежуточных итогов
Общие итоги
Промежуточные итоги
Промежуточные итоги для самых внутренних полей
Изменение вычислений в сводных таблицах
Использование других итоговых функций
Применение нескольких итоговых функций к одному полю
Использование дополнительных вычислений
Использование вычисляемых полей и элементов
Ссылки на данные сводной таблицы
Создание сводной таблицы для внешних данных
Обновление сводной таблицы внешних данных
Работа с данными OLAP
Использование сводной таблицы для консолидации диапазонов
Построение сводной таблицы на основе существующей сводной таблицы
Печать сводных таблиц
Использование заголовков строк и столбцов в качестве заголовков печати
Печать каждого внешнего поля на новой странице
Использование Web-компонента сводных таблиц
Часть 10. Работа с Visual Basic и макросами
Глава 31. Создание макросов
Запись макросов
За сценой: среда Visual Basic
Получение справки по ключевым словам Visual Basic
Объекты, свойства и методы
Просмотр объектов
Семейства объектов
Изменение свойств объекта без его выделения
Имена аргументов метода
Вставка инструкций в существующий макрос
Использование абсолютных и относительных ссылок
Макросы и процедуры
Другие способы запуска макросов
Использование личной книги макросов
Резюме
Глава 32. Пользовательские функции
Создание пользовательской функции
Применение пользовательских функций
Как работает пользовательская функция
Правила создания и применения пользовательских функций
Использование ключевых слов Visual Basic в пользовательских функциях
Документирование макросов и пользовательских функций
Разработка гибкой функции
Многократное использование пользовательских функций
Глава 33. Примеры приложений VBA
Visual Basic для приложений
Автоматическая загрузка книги
Объявление общедоступных переменных
Основная процедура
Автоматический запуск макроса
Использование формы для загрузки и сохранения параметров
Создание листа для хранения параметров
Создание формы
Вывод формы
Разрешение небольшой проблемы
Процедуры обработки событий нажатия кнопок в форме
Загрузка данных через Интернет
Работа с текстовыми файлами
Форматирование таблицы
Создание диаграммы
Управление программой Word из макроса Excel
Глава 34. Отладка макросов и пользовательских функций
Использование средств разработки
Поиск синтаксических ошибок
Ошибки в именах переменных
Пошаговое исполнение кода
Установка условных точек останова с помощью метода Debug.Assert
Отображение значений переменных и свойств объектов в окне отладки
Установка условных точек останова с помощью окна отладки
Диалоговое окно Quick Watch
Окно Immediate
Исправление ошибок на этапе выполнения
Приложение А. Установка Microsoft Excel
Требования к системным ресурсам
Дополнительные требования и рекомендации
Установка Office
Обновление подписки на Office
Удаление Office
Установка дополнительных компонентов
Установка национальных компонентов Office
Использование виртуальной клавиатуры
Устранение неполадок Microsoft Office
Приложение Б. Сочетания клавиш
Диаграммы и их элементы
Записи
Редактирование полей диалоговых окон
Диалоговые окна
Редактирование ввода
Ввод формул и вычисления
Ввод данных
Ввод специальных символов
Расширение выделенных фрагментов
Список Автофильтр
Вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек
Форматирование данных
Справка
Справка — Помощник
Справка — мастера и диалоговые окна
Окно Справка
Выделение, удаление и копирование ячеек
Языки
Макросы
Меню и панели инструментов
Перемещение и прокрутка в режиме End
Перемещение и прокрутка в режиме Scroll Lock
Перемещение и прокрутка в рабочих листах
Перемещение внутри выделенного диапазона
Диалоговые окна Открытие документа, Сохранение документа и Добавление рисунка
Диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — макет
Отображение и скрытие элементов сводных таблиц
Изменение макета сводной таблицы
Печать
Просмотр печати
Выделение ячеек, столбцов, строк и объектов
Выделение ячеек со специальными характеристиками
Отправка сообщений с помощью электронной почты
Отображение, сокрытие и группировка данных
Смарт-теги
Распознавание речи и озвучивание текстов
Области задач
Интерфейс Office и Windows
Рабочие листы
Приложение В. Функции Microsoft Excel
Алфавитный указатель
ОТРЫВОК
Об авторах
Крейг Стинсон в настоящее время является одним из редакторов PC Magazine. Работая в технической журналистике с 1981 г., Стинсон был редактором Softalk for IBM Personal Computer, одного из первых компьютерных журналов, специализирующихся на аппаратной части. Он является автором и соавтором более пятидесяти книг по Microsoft Windows и Excel, изданных Microsoft Press. Крейг живет с женой и детьми в Блюмингтоне, Индиана.
Марк Додж, еще будучи профессиональным музыкантом, в 1982 г. купил свой первый «компьютер» — крошечный Timex-Sinclair ZX-100. Оставив музыку, два года он проработал на Compaq в бухгалтерии, где каждый день имел дело с электронными таблицами. Тремя годами позже Марк Додж начал работать на Microsoft Press, и за прошедшие 14 лет был соавтором восьми изданий по Microsoft Excel для Windows и Macintosh, редактором более десятка книг по различным программным продуктам Microsoft, штатным научным редактором Группы обучения пользователей Microsoft Office. Он удостоен пяти премий Society for Technical Communication как автор и как р
едактор. Марк и его жена Вики работают в своих учреждениях и в студии звукозаписи на берегу прекрасного Пьюджет Саунд.
Благодарности
Большое спасибо сотрудникам Microsoft Press — Кейси Дойл (Casey Doyle), Конгу Ченгу (Kong Cheung), Кристен Уезерби (Kristen Weatherby) и Биллу Тилу (Bill Teel) за их профессионализм и поддержку. Хочется поблагодарить Джимми Янга (Jimmie Young) и всю его группу (Шен Янг (Shan Young), Джима Маккартера (Jim McCarter), Мишель Руденбуш (Michelle Roudebush), Нэнси Олбрайт (Nancy Albright), Кристи Перриш (Christy Parrish) и Сьюзен Пинк (Susan Pink)) за то, что сумели довести рукопись до печати. И, как всегда, огромное спасибо моим домашним — Джин (Jean), Расселу (Russel) и Миранде (Miranda) — за их терпение и поддержку.
Крейг Стинсон (Craig Stinson)
Как писатели, мы зачастую остаемся в стороне от производственного процесса превращения текста книги в законченное издание, принимая участие лишь в начале этого трудоемкого процесса. Мимо нас проходит заключительный этап, вся эта редакторская работа, верстка, оформление — все то, без чего книга не может попасть в руки читателю. Я снимаю шляпу перед всеми, кто помогал нам в этом процессе, — Кристен Уезерби (Kristen Weatherby), Конгом Ченгом (Kong Cheung), Джимми Янгом (Jimmie Young), Джимом Маккартером (Jim McCarter), Ален Уэтт (Allen Wyatt), Мишель Руденбуш (Michelle Roudebush), Нэнси Олбрайт (Nancy Albrig
ht), Кристи Перриш (Christy Parrish), Сьюзен Пинк (Susan Pink), Биллом Тилом (Bill Teel) и Джимом Креймером (Jim Kramer). Большое спасибо также и всем работникам Microsoft Prеss. Отдельное «музыкальное» спасибо композитору Марку Кнопфлеру (Mark Knopfler), познакомившему нас с Чарли Мейсоном (Charlie Mason) и Джереми Диксоном (Jeremiah Dixon).
Марк Додж (Mark Dodge)
Терминология
Используемая в настоящей книге терминология в целом является стандартной для технической документации, описывающей программное обеспечение. Диалоговое окно — это окно, в котором пользователь может изменить какие-либо настройки либо ввести те или иные значения. Мастером называется служебный компонент, предназначенный для пошаговой настройки программы с помощью набора диалоговых окон. Вкладка — это один из разделов диалогового окна, который открывается щелчком мыши на его заголовке. Флажок — элемент настройки системы, устанавливаемый рядом с каким
-либо пунктом щелчком мыши и отображающийся на экране в виде символа «галочка». С помощью флажков можно отметить несколько пунктов в одном меню или логической группе функций, тогда как переключатель позволяет выбрать только один из предложенных вариантов. Кнопкой называется управляющий графический объект различных окон и мастеров, в то время как клавиша — это один из компонентов клавиатуры компьютера.
Встречающиеся в тексте последовательности команд предполагают, что пользователь по очереди переходит от одной такого пункта к другому, причем в качестве пунктов в зависимости от контекста могут выступать компоненты разного рода меню. Очередность действий пользователя обозначается символом 4. Предложение щелкните мышью на… означает, что следует сделать однократный щелчок левой кнопкой мыши на указанном далее объекте. Если на каком-то объекте следует щелкнуть правой кнопкой мыши, об этом сказано особо. И наконец, следует помнить, что все настройки вст
упают в силу после щелчка мышью на кнопках OK, Да (Yes) или Применить (Apply). Если в тексте не сказано о необходимости использования этих кнопок для сохранения настроек, это предполагается по умолчанию.
От издательства
Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты comp@piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция). Мы будем рады узнать ваше мнение!
Подробную информацию о наших книгах вы найдете на web-сайте издательства http://www.piter.com.
Все файлы примеров, использующихся в этой книге, можно найти на web-сайте по адресу http://www.piter-press.ru/download/.
Часть 1
Первое знакомство
Глава 1. Что нового в Microsoft Excel 2002
Глава 2. Запуск Excel
Глава 3. Настройка рабочей области Excel
Глава 1
Что нового в Microsoft Excel 2002
Новые возможности Microsoft Office
Новые возможности Microsoft Excel
Некоторые новые версии программного обеспечения только с большой натяжкой можно назвать по-настоящему новыми. Иногда бывает даже трудно определить, чем же принципиально они отличаются от предыдущих, разве что незначительными «косметическими» изменениями да исправлениями прошлых ошибок. В этом смысле корпорация Microsoft, безусловно, серьезней отнеслась к делу, и новая версия Microsoft Excel 2002 мало похожа на косметическое обновление предыдущей. Изменения коснулись практически всех элементов программы, улучшены и расширены уже доступные возможности, появилось
несколько новых функциональных элементов, которые призваны существенным образом улучшить качество и эффективность работы с программой. Поскольку многие при работе используют различные приложения Microsoft Office, постольку разработчики придали особое значение взаимодействию между различными приложениями, постарались унифицировать интерфейсы всех программ пакета, чтобы пользователи легко могли сразу начать работать в любом, даже прежде незнакомом приложении Office. В этой главе будут перечислены основные новые черты, рассмотрены новые функциональные воз
можности Microsoft Excel 2002 и Microsoft Office XP, здесь же вы найдете ссылки на главы книги, где обсуждению этих нововведений будет уделено особое место.
Новые возможности Microsoft Office
Основной задачей корпорации Microsoft является улучшение и дальнейшее развитие взаимодействия между различными приложениями Office. В каждой новой версии предлагаются новые пути и эффективные подходы для решения этой задачи. Изменения и улучшения коснулись практически всех программ пакета, но особенно стоит отметить распространение на все приложения Office такого свойства, как возможность совместной работы над документами (shared features).
Прежде чем приступить к перечислению основных новых возможностей и улучшений, остановимся подробнее на двух особенно заметных и бросающихся в глаза отличиях новой версии Microsoft Office от предыдущих: области задач (task pane) и смарт-тегах (smart tags).
Область задач
Область задач — первое заметное отличие новой версии Microsoft Office от всех предыдущих. Область задач позволяет проще и эффективней решать многие рутинные задачи, оставляет свободной большую часть экранного пространства и не мешает работе с приложением. При первом запуске Excel область задач появляется справа, прикрепленная к правой части окна приложения, как показано на рис. 1.1.
С помощью области задач можно создавать новые документы, использовать шаблоны, открывать недавно используемые файлы, осуществлять поиск нужных документов, копировать множественные объекты, вставлять картинки и рисунки и многое другое. Область задач прекрасно гармонирует со всеми другими элементами рабочего пространства приложений, а главное, в отличие от диалоговых окон, не мешает работать и не заслоняет часть экрана. Диалоговое окно всегда остается открытым, привлекает внимание, назойливо предлагая выбрать команду, совершить определенное действи
е, и пока вы не закроете его, не сможете продолжать работу. Область же задач всегда остается доступной, не мешает обзору, не заслоняет другие элементы интерфейса, и вы всегда имеете возможность скрыть ее, увеличив таким образом рабочее пространство экрана.
Смарт-теги
Смарт-теги (smart tags) предоставляют быстрый доступ к командам и настройкам, которые могут понадобиться при совершении определенных действий. Например, многие стандартные операции редактирования, такие, как копирование и вставка ячеек, вызывают появление значка смарт-тега рядом с редактируемой ячейкой. Если щелкнуть на этом значке, то на экран будет выведено меню смарт-тега (smart tag action menu) с набором дополнительных команд и настроек редактирования, как показано на рис. 1.2.
В комплект поставки Microsoft Excel входит только базовый набор смарт-тегов, который может быть расширен. Дополнительные смарт-теги создаются специалистами корпорации Майкрософт, сторонними компаниями и специалистами отделов информационных технологий, которые могут разрабатывать смарт-теги и действия для определенных продуктов и служб в зависимости от рода деятельности конкретных организаций. В базовый набор Excel 2002 входят два смарт-тега: один для распознавания получателей электронной почты, а другой для распознавания символов финансовых и биржевых опера
ций.
Улучшенные возможности Office XP
Помимо области задач, заметные изменения коснулись и других элементов интерфейсов приложений Microsoft Office XP. Все приложения Office имеют теперь похожие интерфейсы, элементы которых стали более четкими, выполненными для мониторов с более высоким разрешением, выбранные команды выделяются цветом, а кнопки панелей инструментов действительно выглядят как настоящие кнопки. Вот только некоторые наиболее заметные изменения в интерфейсе:
Открытие и сохранение файлов. Диалоговые окна Открытие документа (Open) и Сохранение документа (Save As) несколько изменили свой дизайн. Теперь при желании вы можете изменять их размеры. Для этого достаточно просто потянуть за маркер изменения размеров в правом нижнем углу диалогового окна;
Поиск файлов. Возможности поиска файлов в Office XP заметно расширились. Теперь вы можете осуществлять поиск нужных файлов в локальной сети и даже в приложении Microsoft Outlook;
Получение справочной информации. Поле Задать вопрос (Ask A Question) в строке меню открывает простой и быстрый путь к справочной системе Microsoft Office. Причем вопрос можно задавать в любой форме, не особенно задумываясь над четкостью и ясностью формулировок. В верхней части окна Справка находится кнопка Автомозаика (AutoTile), щелкнув на которой, вы присоедините это окно к рабочему окну приложения. Многие, безусловно, обрадуются известию о том, что Помощника теперь можно полностью дезактивировать и навсегда убрать с экрана;
Копирование объектов. Улучшенный буфер обмена (clipboard) дает возможность теперь хранить в два раза больше (до 24) различных скопированных ранее объектов, а область задач Буфер обмена (Clipboard) позволяет работать с этими объектами, вставлять их по отдельности или группами, изменять порядок их следования и т. д.;
Галерея картинок. Кнопка Вставить картинку (Insert Clip Art) теперь открывает область задач Вставка картинки (Insert Clip Art), с помощью которой можно легко и эффективно осуществлять различные операции с коллекциями картинок и рисунков, находить нужные клипы, создавать новые и расширять уже созданные коллекции.
Новые возможности Office XP
Перечислим некоторые новые возможности последней версии пакета, существенно расширяющие горизонты всех программ Office:
Распознавание речи1. Работая с программами Office XP, пользователи могут диктовать текст, а также перемещаться по таблицам и отдавать различные команды, используя микрофон. Кроме того, в приложении Excel поддерживается технология преобразования текста в речь, которая может использоваться для прослушивания значений при проверке содержимого электронных таблиц;
Распознавание рукописного ввода2. Распознавание рукописного ввода используется для ввода текста в приложения Microsoft Office путем его написания от руки, а не с помощью клавиатуры. Для написания текста от руки можно использовать специальные устройства: такие как графический планшет или мышь;
Добавление диаграмм. Вам не придется больше создавать стандартные диаграммы, используя примитивные инструменты панели Рисование (Drawing). Теперь вы можете легко добавлять в документы Office организационные диаграммы, диаграммы Вина и диаграммы любых других типов, а затем редактировать и изменять их по своему усмотрению;
Восстановление после сбоев. В программах Office, если при работе в приложении происходит ошибка или сбой, система пытается сохранить текущие файлы. Если происходит сбой, система переходит в режим восстановления, предлагая различные варианты сохранения и восстановления текущих данных.
Новые возможности Microsoft Excel
Большинство новых и улучшенных возможностей программы Microsoft Excel 2002 имеет специфическую направленность, то есть непосредственно связано с работой электронных таблиц и касается их использования, надежности, совместной работы и инструментов анализа данных.
Чего вы уже не увидите в программе Microsoft Excel 2002
Чаще всего при создании новых версий программы ее функциональные возможности только расширяются, при этом старые средства и инструменты остаются на месте. В этот раз разработчики шагнули несколько дальше и решили избавиться от части давно устаревших и неэффективных средств. Пожалуй, в данном случае не стоит говорить о том, что эти функции перестали существовать совсе: скорее, они растворились, влились в другие или были переименованы по каким-либо соображениям.
Итак, теперь вы не увидите в Excel надстройки для наглядного представления данных на географической карте (Data Mapping), не сможете сделать к тексту звуковые примечания (Sound Notes) и использовать XLM макрос. Этих функций в Excel 2002 больше нет. Диспетчер отчетов (Manager Reports) теперь уже не является надстройкой, но при желании вы можете найти и загрузить его с web-сайта Office (officeupdate.microsoft.com).
Диалоговое окно Создание документа (New) ушло в прошлое и заменено областью задач Создание книги (New Workbook). Правда, команда Создать (New) еще доступна в меню Файл, но вместо диалогового окна по этой команде на экран выводится упомянутая область задач.
Производительность и эффективность
Новые или улучшенные возможности не всегда делают работу программы более эффективной, довольно часто можно видеть и обратную картину. В данном разделе представлены функции, действительно улучшающие эффективность работы.
Форматирование
Отформатированный рабочий лист прекрасно демонстрирует разницу между понятиями «данные» и «информация». Только хорошо структурированные и форматированные данные будут действительно нести информационную нагрузку, с ними будет легко работать и интерпретировать. В Excel 2002 предусмотрены новые и улучшенные функции форматирования, включающие:
Форматирование ячеек. В диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) на вкладке Число (Number) числовой формат Дополнительный (Special) расширился до 120 различных форматов телефонных номеров и почтовых индексов. А вкладка Выравнивание (Alignment) этого же диалогового окна позволяет выбрать новый вариант — выравнивание по ширине. На этой же вкладке можно найти новый флажок Распределять по ширине (Distributed); когда он установлен, фрагменты текста равномерно распределяются в пределах ячейки;
Рисование границ. Карандаш для рисования границ позволяет с легкостью создавать границы ячеек в электронных таблицах Excel. Имеется возможность изменения цвета, толщины и стиля линии, а также отображения сетки по границам ячеек;
Объединение ячеек. Кнопка Объединить и поместить в центре (Merge And Center), расположенная на панели инструментов Форматирование, позволяет с легкостью объединять ячейки или отменять их объединение. Отменить объединение ячеек можно даже в том случае, если команда Отменить недоступна;
Форматирование рисунков. Теперь вы можете форматировать рисунки и создавать в них прозрачные области, также с помощью команды Сжать (Compress) вы можете сжать рисунок и таким образом значительно сэкономите дисковое пространство для его хранения;
Поворот автофигур. Для вращения двухмерных графических объектов теперь предусмотрены специальные маркеры, а кнопка Повернуть (Rotate) даже убрана с панели инструментов Рисование (Drawing).
Печать
Вывод на печать документов Excel всегда был непростой задачей, ведь печать рабочих листов далеко не то же самое, что печать текстовых документов Word. Новая версия Excel разрешила некоторые связанные с печатью проблемы и предложила ряд других улучшений:
для поиска доступного в данный момент принтера можно использовать кнопку Найти принтер (Find Printer) в диалоговом окне Печать (Print);
Excel не выводит на печать пустые рабочие листы, поскольку теперь их содержание просматривается программой перед отправкой документа на печать;
вы можете добавлять в колонтитулы графические иллюстрации;
автоматическое переключение между форматами бумаги Letter и А4;
при желании можно не выводить на печать ошибочные значения в ячейках.
Редактирование и структурирование
Среди улучшений и изменений, коснувшихся операций редактирования и организации данных, можно выделить следующие:
Проверка ошибок. Команда Error Checking (Проверка наличия ошибок) позволяет быстро найти на рабочем листе ошибочные значения, что может оказать существенную помощь при работе с большими и сложными рабочими листами;
Цветные вкладки. Теперь легко организовывать свои книги, помечая разными цветами вкладки листов таблицы. Excel позволяет использовать множество разных цветов для организации разделов книги;
Поиск и замена. В новой версии Excel был усовершенствован пользовательский интерфейс и расширены функциональные возможности поиска и замены данных. Теперь можно с помощью одной операции производить и поиск, и замену по всем листам книги, повторно выполнять запросы поиска, переключаться на немодальный пользовательский интерфейс и производить поиск новых элементов (например, элементов форматирования);
Редактирование гиперссылок. Обычно гиперссылки довольно сложно редактировать. Теперь, если щелкнуть на гиперссылке и удерживать кнопку мыши, то ячейка, в которой содержится гиперссылка, будет выделена, что даст возможность редактировать, форматировать или просто удалить эту ссылку;
Вставка символов. В Excel 2002 предусмотрен доступ ко всем наборам шрифтов, установленных на вашем компьютере, так что теперь вам доступны любые символы, которые не отображаются на клавиатуре.
Анализ данных
Анализ данных и обработка числовых значений относятся к основным функциям программ, работающих с электронными таблицами. Эти функции продолжают улучшаться с каждой новой версией, но, как известно, нет предела совершенству. Новая версия Excel 2002 предлагает следующие улучшения:
Автосуммирование. Средство автосуммирования теперь дополнительно включает несколько часто используемых функций: СРЗНАЧ, СЧЕТ, СЧЁТЗ, МАКС и МИН. К числу других усовершенствований относится возможность доступа ко всем функциям Excel с помощью пользовательского интерфейса;
Мастер функций. Поиск функций упрощается благодаря возможности выбрать нужную функцию из списка. Мастер функций также позволяет получать справочную информацию по любой из имеющихся функций;
Подсказки аргументов функций. При создании новой формулы в Excel 2002 отображается информация об аргументах функции. Кроме того, всплывающие подсказки обеспечивают быстрый доступ к нужным разделам справки. Достаточно щелкнуть мышью на имени любой функции или аргумента, отображаемых во всплывающей подсказке;
Функция проверки формул. В Excel 2002 предлагается простой способ проверки вычислений в формулах. Данная функция позволяет выполнить вычисление по шагам и понять, каким образом получается итоговый результат;
Панель Аудит формул. Данная панель предлагает ряд элементов управления для доступа к функциям аудита, таким как средство проверки формул и окно контрольного значения. Она также предоставляет некоторые дополнительные возможности, например переключение в режим отображения всех формул на листе;
Смарт-тег проверки ошибок. Данная функция использует смарт-тег для оповещения пользователя о возможной ошибке в ячейке. Пользователю предлагается исправить ошибку, пропустить ее или получить доступ к дополнительным параметрам средства проверки ошибок;
Сводные таблицы Excel 2002. Пользовательский интерфейс сводных таблиц был улучшен, благодаря чему упростилась работа с полями сводных таблиц. В частности, были устранены такие проблемы, как отображение усеченных названий полей и невозможность одновременного просмотра иерархии и уровней. Кроме того, в новых сводных таблицах поля отображаются моментально, еще до их заполнения данными;
Сводные таблицы OLAP. В представления сводных таблиц OLAP был внесен ряд усовершенствований — в частности, реализована возможность создания специальных групп и представления итогов в визуальной форме.
Совместная работа и доступ к информации
В Excel 2002 реализована возможность совместной работы над электронными таблицами, а также предложены средства работы с информацией, хранящейся на серверах, в локальных и глобальных сетях и в корпоративных базах данных. Среди них:
Защита данных. Приложение Excel позволяет применять защиту на более низком уровне, давая возможность защищать с помощью пароля отдельные диапазоны листа. Кроме того, расширилась область применения защиты (например, пользователи могут защищать форматирование ячеек). Безопасность на уровне доменов позволяет применять параметры защиты к конкретным пользователям и группам;
Файлы подключения данных. Файлы подключения данных хранятся в папке Веб-папки (My Places). С их помощью можно быстро восстановить подключение, не тратя времени на поиск источника;
Совместная проверка таблиц. В Excel 2002 в процессе совместной работы сохраняются сведения об изменениях, внесенных в таблицу каждым из пользователей. При отправке электронной таблицы на рецензирование (меню Файл, команда Отправить (Send To)) автоматически включаются соответствующие средства проверки у всей группы разработчиков. Excel 2002 позволяет объединять примечания и исправления, сделанные несколькими рецензентами, принимать или отклонять исправления по одному или все одновременно;
Автоматическое переиздание. При каждом сохранении файла Excel может выполняться автоматическое сохранение данных на веб-странице. Например, если файл содержит диапазон данных или диаграмму, которые публикуются на веб-странице, можно автоматически обновлять эту страницу при каждом сохранении файла;
Интеграция со службами Microsoft SharePoint Team Services. Приложение Excel 2002 тесно интегрировано со службами Microsoft SharePoint Team Services. Благодаря этой интеграции пользователи в группах могут публиковать, импортировать, экспортировать и даже обновлять электронные таблицы Excel через веб-узел Microsoft SharePoint Team Services;
Веб-запросы. Теперь легко осуществлять доступ к данным, опубликованным в Сети, а также обновлять и анализировать их непосредственно в приложении Excel. При копировании информации из Интернета в приложение Excel появляется смарт-тег, позволяющий создать обновляемый запрос. Вставив данные в Excel, вы можете либо вручную обновить их, либо задать для них периодичность автоматического обновления. Кроме того, возможно создание собственного веб-запроса простым перетаскиванием веб-страницы в приложение Excel;
Поддержка XML. Новая версия Excel поддерживает загрузку и сохранение данных в формате XML. Можно загружать и сохранять стандартные, правильно сформированные электронные таблицы XML непосредственно в приложении Excel. А поскольку XML является открытым стандартом, другие пользователи могут без труда извлекать эти данные.
Надежность и восстановление данных
Одной из важных задач, которые ставили перед собой разработчики новой версии Excel, была задача защиты данных и возможности их восстановления после сбоя в работе программы. Функциональные возможности программы в этой области улучшены следующим образом:
Восстановление приложений и документов. Это средство обеспечивает безопасный способ завершения работы приложения Excel, когда оно не отвечает на запросы. Можно завершить работу приложения и при этом инициировать восстановление документа. Одновременно можно отправить отчет о проблеме в Microsoft;
Автосохранение. В новую версию приложения Microsoft Excel была добавлена функция автоматического восстановления. Пользователь выбирает, как часто должно выполняться автосохранение файлов. Если происходит ошибка, восстановленный файл открывается и пользователю предоставляется на выбор: отказаться от этого файла, сохранить его вместо первоначального или сохранить его в виде отдельного файла;
Восстановление и извлечение данных. Приложение Microsoft Excel может автоматически вызывать функцию восстановления поврежденных документов в случае ошибки или сбоя при загрузке файлов. Пользователи могут вызвать эту функцию, выбрав в диалоговом окне открытия файлов команду Открыть и восстановить (Open And Repair).
Чтобы в полной мере почувствовать контроль над программой, необходимо, в первую очередь, знать, как использовать ее настройки. В данной главе речь пойдет об основных инструментах и приемах работы в Excel.
Что произойдет после установки Excel
Конечно, это основы, но мы имеем моральные обязательства и не можем не упомянуть вкратце о том, как начать работу с программой, запустить ее. Существует два принципиальных способа запуска Excel:
1. Выберите в меню Пуск (Start) команду Программы (Programs), а затем — Microsoft Excel.
2. При работе с Windows Explorer дважды щелкните на любом Excel файле.
Регистрация и подписка на Excel
При первом запуске Excel на экране вашего монитора появится предложение зарегистрировать программу. Самый простой способ сделать это — позволить Excel зарегистрироваться в режиме on-line, то есть через Интернет. Это, пожалуй, самый быстрый и надежный способ — по сравнению, скажем, с отправкой письма или открытки по обычной почте.
Считается, что за подпиской будущее всего программного обеспечения. Даже придуман термин для такого способа распространения программ — «подписная модель». Идея родилась довольно давно, но лишь последнее время получила признание среди широких слоев пользователей.
Вы, конечно, понимаете, что процесс модернизации программ никогда не стоит на месте. Как только работа над текущей версией программы завершена, команда разработчиков немедленно начинает трудиться над следующей версией, в то же самое время другая команда тестирует и выявляет возможные ошибки только что выпущенной программы, дорабатывает и исправляет их. Поэтому, когда вы покупаете красиво упакованную коробку с программным обеспечением, будьте настороже — это еще не конечный продукт, работа над программой все еще продолжается. Если вы довольно регулярн
о обновляете свое программное обеспечение, то это и выглядит как подписка на какое-либо периодическое издание. Идея подписки заключается в том, что, проводя небольшие, но регулярные оплаты, вы автоматически получаете возможность периодической модернизации пакета.
Команда Активизировать продукт (Activate Product) в меню Справка (Help) запускает Мастер активизации Microsoft Office (Microsoft Office Activation Wizard), окно которого показано на рисунке 2.1. Указанная команда также выводится на экран, если щелкнуть на кнопке Пуск (Start), выбрать команду Программы (Programs), а затем щелкнуть на кнопке Активизация продукта (Microsoft Office Tools).
Эффективная работа: Excel 2002. / М. Додж, К. Стинсон - СПб: Питер, 2003. - 992 с.
|