Самоучитель по Microsoft Office XP предназначен для тех читателей, которые уже имеют определенный опыт работы с компьютером и хотят познакомиться с возможностями приложений широко распространенного пакета программ компании Microsoft. При этом материал книги не содержит сложных технических подробностей, он ориентирован на начинающего пользователя, стремящегося быстрее научиться решать конкретные задачи с помощью программ Microsoft Office. На протяжении всей книги особое внимание уделяется вопросам взаимодействия приложений пакета Office XP друг с другом.
Введение
Соглашения, принятые в книге
От издательства
ЧАСТЬ I. ЗНАКОМСТВО С MICROSOFT OFFICE
Занятие 1. Начинаем работу
Запуск приложений
Упражнение 1. Открываем программу Office
Упражнение 2. Открываем существующий документ
Текст
Упражнение 3. Ввод текста
Упражнение 4. Форматирование текста
Добавление объектов
Упражнение 5. Оформление документов
Упражнение 6. Вставка документов Office
Упражнение 7. Вставка данных из других приложений
Сохранение и закрытие документа
Упражнение 8. Запись на диск нового документа
Упражнение 9. Обновление данных
Упражнение 10. Закрытие файла и приложения
Печать документа
Упражнение 11. Печать на стандартный принтер
Упражнение 12. Настройка параметров печати
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 2. Приложения Microsoft Office XP
Окна приложений Office
Упражнение 1. Окно приложения
Упражнение 2. Окна документов
Word
Упражнение 3. Окно Word
Упражнение 4. Структура документа
Excel
Упражнение 5. Лист Excel
Упражнение 6. Графическое представление информации
PowerPoint
Упражнение 7. Презентация PowerPoint
Упражнение 8. Электронное слайд-шоу
Access
Упражнение 9. База данных Access
Упражнение 10. Формы
Упражнение 11. Отчеты
Outlook
Упражнение 12. Папки Outlook
Упражнение 13. Электронная почта
FrontPage
Упражнение 14. Построение web-узла
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 3. Взаимодействие с операционной системой
Рабочий стол Windows
Упражнение 1. Значки рабочего стола
Упражнение 2. Документы на рабочем столе
Папки Windows
Упражнение 3. Мой компьютер
Упражнение 4. Управление папками из Office
Главное меню Windows
Упражнение 5. Создание документа Office
Упражнение 6. Рабочие документы в Главном меню
Вывод результатов работы
Упражнение 7. Запись файлов на гибкий диск
Упражнение 8. Печать документа
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 4. Общие черты приложений Office
Меню и панели инструментов
Упражнение 1. Команды меню
Упражнение 2. Панели инструментов
Поиск и выделение объектов
Упражнение 3. Прокрутка документа и поиск
Упражнение 4. Выделение, удаление и замена
Редактирование содержания
Упражнение 5. Вырезание, копирование и вставка
Упражнение 6. Буфер обмена Office и отмена операций
Справочная система
Упражнение 7. Получение справки
Контрольное упражнение
Подведение итогов
ЧАСТЬ II. WORD
Занятие 5. Создание и разметка документа
Создание документа
Упражнение 1. Шаблоны
Упражнение 2. Мастер создания документа
Режимы просмотра
Упражнение 3. Обычный режим
Упражнение 4. Разметка страницы
Упражнение 5. Структура документа
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 6. Оформление документа
Параметры абзаца
Упражнение 1. Отступы, интервалы и табуляции
Упражнение 2. Списки и столбцы
Форматирование текста
Упражнение 3. Выбор шрифта
Упражнение 4. Табуляция
Упражнение 5. Стиль
Графические объекты
Упражнение 6. Фигуры и надписи
Упражнение 7. Библиотека картинок
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 7. Таблицы и графики
Таблицы
Упражнение 1. Добавление таблицы
Упражнение 2. Размер ячеек
Упражнение 3. Разбиение и объединение ячеек
Упражнение 4. Форматирование таблицы
Графики и диаграммы
Упражнение 5. Построение диаграммы на базе таблицы
Упражнение 6. Форматирование диаграмм и графиков
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 8. Дополнительные возможности Word
Орфография и грамматика
Упражнение 1. Язык документа
Упражнение 2. Проверка орфографии и грамматики
Cлияние
Упражнение 3. Создание главного документа
Упражнение 4. Построение источника данных
Упражнение 5. Размещение полей данных
Упражнение 6. Печать результата слияния
Контрольное упражнение
Подведение итогов
ЧАСТЬ III. EXCEL
Занятие 9. Электронная таблица
Понятие электронной таблицы
Упражнение 1. Книга Excel
Упражнение 2. Ввод данных
Форматирование листа Excel
Упражнение 3. Оформление ячеек
Упражнение 4. Стиль
Упражнение 5. Формат чисел
Упражнение 6. Добавление строк и столбцов
Упражнение 7. Размеры ячеек и их замораживание
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 10. Формулы и функции
Вычисления в Excel
Упражнение 1. Ввод формул
Упражнение 2. Функции
Упражнение 3. Диапазон ячеек
Формулы
Упражнение 4. Копирование формул
Упражнение 5. Поиск ошибок
Упражнение 6. Применение функций
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 11. Графики и диаграммы
Добавление диаграммы
Упражнение 1. Мастер диаграмм Excel
Упражнение 2. Выбор типа диаграммы
Форматирование диаграммы
Упражнение 3. Подписи рядов данных
Упражнение 4. Форматирование текста
Упражнение 5. Добавление данных другого листа
Упражнение 6. Объемная диаграмма
Упражнение 7. Ряды данных
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 12. Подготовка листов Excel к печати
Компоновка страниц
Упражнение 1. Ориентация и масштаб страницы
Упражнение 2. Настройка полей
Упражнение 3. Добавление колонтитулов
Сортировка и фильтрация
Упражнение 4. Сортировка данных
Упражнение 5. Фильтрация
Выбор печатаемых объектов
Упражнение 6. Разбиение на страницы
Упражнение 7. Скрытие строк и столбцов
Упражнение 8. Заголовки строк и столбцов
Упражнение 9. Задание диапазона ячеек
Упражнение 10. Настройка диаграмм
Контрольное упражнение
Подведение итогов
ЧАСТЬ IV. POWERPOINT
Занятие 13. Структура презентации
Построение презентации
Упражнение 1. Создание презентации
Упражнение 2. Обычный режим просмотра
Упражнение 3. Добавление нового слайда
Упражнение 4. Заметки докладчика
Упражнение 5. Режим слайдов
Режим структуры
Упражнение 6. Содержание презентации
Упражнение 7. Итоговый слайд
Упражнение 8. Мастер автосодержания
Упражнение 9. Импорт структуры
Сортировщик слайдов
Упражнение 10. Перестановка и копирование слайдов
Упражнение 11. Добавление и удаление слайдов
Упражнение 12. Перемещение слайдов между презентациями
Упражнение 13. Шаблон дизайна и цветовая схема
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 14. Оформление презентации
Форматирование слайда
Упражнение 1. Шрифт, маркеры и отступы абзацев
Упражнение 2. Текстовые объекты
Упражнение 3. Перемещение и масштабирование объектов
Упражнение 4. Редактирование образца слайда
Упражнение 5. Графические объекты
Организационная диаграмма
Упражнение 6. Добавление оргдиаграммы
Упражнение 7. Добавление и перемещение блоков
Упражнение 8. Форматирование блоков
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 15. Публикация презентации
Публикация презентации
Упражнение 1. Параметры страницы
Упражнение 2. Печать слайдов, заметок и структуры
Упражнение 3. Преобразование в другие форматы
Разработка слайд-фильма
Упражнение 4. Организация переходов
Упражнение 5. Анимация объектов
Упражнение 6. Скрытие слайда
Демонстрация слайд-фильма
Упражнение 7. Хронометраж
Упражнение 8. Запись речи диктора
Упражнение 9. Запуск слайд-фильма
Контрольное упражнение
Подведение итогов
ЧАСТЬ V. ACCESS
Занятие 16. Базы данных
Создание базы данных
Упражнение 1. Мастер таблиц
Упражнение 2. Таблицы
Конструктор таблиц
Упражнение 3. Структура таблицы
Упражнение 4. Список подстановки
Упражнение 5. Связь таблиц
Упражнение 6. Параметры поля
Упражнение 7. Индекс
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 17. Подбор требуемых данных
Запросы
Упражнение 1. Мастер запросов
Упражнение 2. Конструктор запросов
Упражнение 3. Условие отбора
Упражнение 4. Итоговый запрос
Упражнение 5. Запрос действия
Фильтры
Упражнение 6. Установка фильтра
Упражнение 7. Преобразование в запрос
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 18. Формы и отчеты
Форма
Упражнение 1. Мастер форм
Упражнение 2. Конструктор форм
Упражнение 3. Элементы управления
Упражнение 4. Заголовок и примечание
Отчет
Упражнение 5. Мастер отчетов
Упражнение 6. Конструктор отчетов
Упражнение 7. Группировка и сортировка
Вывод результатов
Упражнение 8. Предварительный просмотр
Упражнение 9. Печать таблиц и запросов
Упражнение 10. Файловые операции
Контрольное упражнение
Подведение итогов
ЧАСТЬ VI. OUTLOOK
Занятие 19. Организатор событий и задач
Навигация в Outlook
Упражнение 1. Ярлыки Outlook
Упражнение 2. Дневник
Упражнение 3. Поиск
Календарь
Упражнение 4. Добавление события
Упражнение 5. Периодическое событие
Упражнение 6. Приглашение на совещание
Упражнение 7. Вид календаря
Задачи
Упражнение 8. Добавление задачи
Упражнение 9. Просмотр задач
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 20. Контакты
Список контактов
Упражнение 1. Добавление контакта
Упражнение 2. Редактирование контакта
Упражнение 3. Список рассылки
Работа с контактами
Упражнение 4. Планирование совещания
Упражнение 5. Отправка письма
Упражнение 6. Запись в дневнике
Упражнение 7. Телефон
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 21. Электронная почта
Настройка
Упражнение 1. Добавление службы
Упражнение 2. Настройка параметров доставки почты
Отправка почты
Упражнение 3. Новое сообщение
Упражнение 4. Управление рассылкой
Упражнение 5. Формат сообщения
Упражнение 6. Присоединение файлов
Чтение почты
Упражнение 7. Входящие сообщения
Упражнение 8. Ответ на письмо
Упражнение 9. Папки писем
Контрольное упражнение
Подведение итогов
ЧАСТЬ VII. FRONTPAGE
Занятие 22. Построение web-узла
Создание web-узла
Упражнение 1. Мастер web-узла
Упражнение 2. Режимы просмотра
Упражнение 3. Переходы
Упражнение 4. Гиперссылки
Упражнение 5. Отчеты
Оформление web-узла
Упражнение 6. Выбор оформления
Упражнение 7. Общие поля элементов
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 23. Редактор web-страниц
Текст
Упражнение 1. Форматирование текста
Упражнение 2. Таблицы
Упражнение 3. Списки
Упражнение 4. Гиперссылки
Рисунки
Упражнение 5. Добавление рисунка
Упражнение 6. Фон страницы
Специальные объекты
Упражнение 7. Панель навигации
Упражнение 8. Закладки
Просмотр страницы
Упражнение 9. HTML-код
Упражнение 10. Предварительный просмотр
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Занятие 24. Усовершенствование web-страниц
Компоненты FrontPage
Упражнение 1. Изображение по расписанию
Упражнение 2. Время и комментарии
Упражнение 3. Бегущая строка
Кадры
Упражнение 4. Страница с кадрами
Упражнение 5. Кадры заголовка и примечания
Упражнение 6. Оглавление web-узла
Мультимедийные эффекты
Упражнение 7. Фоновый звук
Упражнение 8. Видеоклип
Упражнение 9. Динамические эффекты
Контрольное упражнение
Подведение итогов
Приложение. Ответы на вопросы контрольных упражнений
Алфавитный указатель
ОТРЫВОК
Занятие 4 Общие черты приложений Office
Меню и панели инструментов
Упражнение 1. Команды меню
Упражнение 2. Панели инструментов
Поиск и выделение объектов
Упражнение 3. Прокрутка документа и поиск
Упражнение 4. Выделение, удаление и замена
Редактирование содержания
Упражнение 5. Вырезание, копирование и вставка
Упражнение 6. Буфер обмена Office и отмена операций
Справочная система
Упражнение 7. Получение справки
Контрольное упражнение
Подведение итогов
ТЕМА ЗАНЯТИЯ
Приложения Office XP объединены в пакет не только потому, что вместе они обеспечивают выполнение всех основных задач, встающих перед персоналом офиса современной компании. Эти программы выполняют разные функции, но имеют много общего, и пользователю, научившемуся хорошо работать с одной из них, не составляет никакого труда быстро освоить остальные приложения пакета. На этом занятии рассматриваются следующие операции и компоненты:
меню и панели инструментов;
навигация в пределах документа;
редактирование содержания;
буфер обмена Office XP;
справочная система;
Помощник по Office.
Запустив любое приложение Office XP, вы сразу же сталкиваетесь со стандартными элементами оконного интерфейса Windows. В любой программе есть меню, панели инструментов, полосы прокрутки документов и команды вызова справки. В Office XP все эти компоненты унифицированы, поэтому имеет смысл изучить их перед рассмотрением специфики отдельных программ пакета.
Меню и панели инструментов
Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам программы. Панели инструментов содержат кнопки и раскрывающиеся списки, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры. В Office XP меню и панели инструментов получили дальнейшее развитие. Работать с кнопками панелей стало удобнее и быстрее, а названия пунктов меню точнее соответствуют выполняемым командам.
Упражнение 1. Команды меню
Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения (рис. 4.1), подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд. Более того, в некоторых панелях инструментов (например, в панели Рисование (Drawing)) появились кнопки, чрезвычайно похожие на списки команд Главного меню.
Однако по традиции строка Главного меню выделяется разработчиками и пользователями. Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office.
1. Запустите Microsoft Excel и щелкните на пункте Вид (View) строки меню программы.
2. Передвиньте указатель мыши на строку Панели инструментов (Toolbars). Раскроются два вложенных друг в друга списка пунктов, показанных на рис. 4.1. Оформление строк меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты.
Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник (строка Панели инструментов (Toolbars) на рис. 4.1), значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю.
Выбор команды, имя которой заканчивается многоточием, например Масштаб... (Zoom...), открывает окно диалога, подобное показанному на рис. 4.2. Окна диалога широко распространены как в Office XP, так и во многих других приложениях Windows. Они позволяют практически безгранично расширять возможности любой программы, предоставляя пользователю возможность ввода самых разнообразных параметров.
Выбор команды без многоточия (пункт Примечания (Comments)) приводит к немедленному исполнению определенной операции.
Некоторые пункты меню (например, Строка формул (Formula Bar)) играют роль флажков. При щелчках на них включается соответствующий режим (в данном случае на экране появляется строка формулы), а слева от названия пункта появляется метка. Повторный щелчок на таком пункте отключает режим и убирает метку.
Два верхних пункта меню Вид (View) - Обычный (Normal) и Разметка страницы (Page Break Preview) - являются примером переключателя с несколькими (в данном случае двумя) положениями. Щелкнув на таком пункте, можно выбрать одно из нескольких состояний. Значок в виде нажатой кнопки показывает, какое состояние является активным.
В правой части названий некоторых команд в качестве подсказки приводится клавиатурная комбинация (например, Ctrl+V для команды Правка4Вставить (Edit4Paste)), с помощью которой можно быстро выполнить данную команду.
o Если рядом с именем команды присутствует значок (см. команду Во весь экран (Full Screen)), значит, в одной из панелей инструментов имеется кнопка быстрого выбора этой команды.
3. Потренируйтесь в раскрытии подменю, выборе тех или иных команд, включении и выключении режимов.
4. Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. Cхватите ее мышью за расположенную слева вертикальную черту и перетащите в новое положение. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (рис. 4.3), где оно выглядит как небольшое окно с заголовком.
Упражнение 2. Панели инструментов
Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержат значки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному.
1. В программе Excel щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard), и сразу же появится новая электронная таблица.
2. Щелкните на кнопке Открыть (Open) той же панели инструментов. На этот раз откроется окно диалога, позволяющее найти нужный файл. Поскольку панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) расположены в одной строке, многочисленные кнопки обеих панелей просто не помещаются на экране.
NB! Чтобы получить доступ к кнопкам, отсутствующим в данный момент на панели инструментов, щелкните на маленьком треугольнике в правой части панели, и недостающие кнопки появятся в раскрывающейся палитре, как показано на рис. 4.4.
3. Щелкните на черном треугольнике в правой части панели инструментов Стандартная (Standard).
4. Щелкните на кнопке Рисование (Drawing). В нижней части окна появится одноименная панель инструментов. Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет панель Рисование (Drawing). Обратите внимание, что теперь кнопка Рисование (Drawing) переместилась в основную часть панели инструментов.
NB! В Office XP кнопки панелей инструментов ведут себя разумно. Если на экран не помещаются все кнопки, то в панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные значки перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор значка дополнительной палитры возвращает его в основную панель.
5. Чтобы открыть или скрыть определенную панель инструментов, раскройте меню Вид (View) и укажите на пункт Панели инструментов (Toolbars). В появившемся списке панелей щелкните на имени той, которую нужно отобразить или скрыть.
СОВЕТ Список, позволяющий отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопкой мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню.
6. Чтобы добавить или убрать кнопку из панели инструментов Форматирование (Formatting), щелкните на черном треугольнике в правой части панели.
7. В раскрывшейся палитре щелкните на кнопке Добавить или удалить кнопки (Add Or Remove Buttons).
8. В списке, показанном на рис. 4.5, щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Галочки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.
9. В панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните на кнопке Автофигуры (Autoshapes).
10. Укажите на пункт Линии (Lines). Как видно из рис. 4.6, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения.
11. Некоторые кнопки устроены еще сложнее. Щелкните на кнопке Цвет заливки (Fill Color) панели инструментов Рисование (Drawing). Текущая ячейка немедленно закрасится другим цветом.
12. Теперь щелкните на стрелке справа от этой кнопки. Раскроется палитра цветных кнопок, позволяющих не только залить ячейку другим цветом, но и изменить цвет, назначаемый щелчком на самой кнопке Цвет заливки (Fill Color). По мере знакомства с Office XP вы обнаружите множество таких сложных кнопок.
13. Наконец, в панели инструментов могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Размер (Font Size) панели инструментов Форматирование (Formatting) и выберите значение 20. Теперь вводимые символы будут иметь новый размер.
Самоучитель Outlook 2002. / М. Олемская - СПб: Питер, 2003. - 384 с.
|