Основная цель самоучителя — помочь начинающим пользователям самостоятельно освоить новую версию электронных таблиц Excel 2002. Логическое разбиение книги на занятия позволяет более опытному пользователю выбрать самые интересные для него темы. Значительная часть упражнений содержит сквозные примеры, облегчающие восприятие процесса создания книги Excel. Подробный алфавитный указатель и обширный перечень сочетаний клавиш превращают книгу в удобный справочник. Специальный стиль и отдельная статья алфавитного указателя будут весьма кстати специалисту, желающему узнать, что нового в Excel 2002.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Для кого эта книга
Об этой книге
Соглашения, принятые в этой книге
От издательства
Быстрый старт
Что нового в Excel 2002
Установка Excel 2002
Занятие 1. Запускаем Excel 2002
Подготовка к занятию
Окна Excel 2002
Упражнение 1. Excel и системные настройки Windows
Упражнение 2. Окна
Упражнение 3. Изучаем важнейшие элементы окна приложения
Упражнение 4. Изучаем важнейшие элементы окна документа
Упражнение 5. Устраиваемся поудобнее
Справочная система Excel 2002
Упражнение 6. Любите Cправку - источник знаний
Контрольные вопросы
Подведение итогов
Занятие 2. Рабочие листы
Ввод и редактирование данных с клавиатуры
Упражнение 1. Выделение группы ячеек
Упражнение 2. Ввод и редактирование данных в ячейке
Упражнение 3. Сохранение рабочей книги
Упражнение 4. Перемещение и копирование, вставка и вырезание, удаление и очистка
Упражнение 5. Автозаполнение
Упражнение 6. Автозамена
Упражнение 7. Немного форматирования
Использование формул
Упражнение 8. Автоматическое суммирование
Упражнение 9. Составление простейших формул
Упражнение 10. Мастер функций
Упражнение 11. Присвоение имен диапазонам ячеек
Упражнение 12. Использование имен в формулах
Упражнение 13. Абсолютные и относительные ссылки
Управление листами в рабочих книгах
Упражнение 14. Работа с несколькими листами
Работа со списками
Упражнение 15. Автозавершение и выбор из списка
Контрольные вопросы
Подведение итогов
Занятие 3. Excel - не просто таблица
Форматирование ячеек рабочего листа
Упражнение 1. Формат чисел
Упражнение 2. Формат даты и времени
Упражнение 3. Изменение шрифта и заливки
Упражнение 4. Создание условных форматов
Упражнение 5. Автоформатирование таблиц
Связывание ячеек
Упражнение 6. Имя и связывание
Упражнение 7. Адрес и связывание
Упражнение 8. Вставка и связывание
Упражнение 9. Открытие книг со связанными ячейками
Консолидация
Упражнение 10. Консолидация по расположению
Упражнение 11. Консолидация по категории
Структуризация рабочего листа
Упражнение 12. Автоматическое создание структуры
Упражнение 13. Создание структуры вручную
Упражнение 14. Подведение промежуточных итогов
Упражнение 15. Сортировка
Сводные таблицы
Упражнение 16. Создание сводной таблицы
Упражнение 17. Форматирование сводных таблиц
Упражнение 18. Итоги, фильтрация - нельзя ли попроще?
Контрольные вопросы
Подведение итогов
Занятие 4. Excel - не только таблица
Подготовка к занятию
Создание диаграммы
Упражнение 1. Гистограмма по умолчанию
Упражнение 2. Создание диаграмм с помощью Мастера диаграмм
Упражнение 3. Создание диаграмм с помощью панели инструментов Диаграммы
Изменение диаграммы
Упражнение 4. Добавление данных. Смешанная диаграмма
Упражнение 5. Форматирование рядов данных
Упражнение 6. Форматирование осей данных
Упражнение 7. Объемный вид
Упражнение 8. График функции
Упражнение 9. Интерактивная диаграмма
Графические объекты
Упражнение 10. Вставка рисунка из коллекции картинок Microsoft
Контрольные вопросы
Подведение итогов
Занятие 5. Excel - не только на экране
Подготовка к занятию
Вывод данных на печать
Упражнение 1. Предварительный просмотр
Упражнение 2. Параметры печати
Упражнение 3. Параметры страницы
Упражнение 4. Создание колонтитулов
Упражнение 5. Еще раз о печати
Сохранение документов для Интернета и публикация на web-страницах
Упражнение 6. Открытие документов в формате HTML
Упражнение 7. Сохранение документов в формате HTML
Упражнение 8. Публикация данных в Web
Упражнение 9. Создание гиперссылок
Отправка сообщений по почте и факсу
Упражнение 10. Отправка электронной почты из Excel
Контрольные вопросы
Подведение итогов
Занятие 6. Совместная работа в Excel
Подготовка к занятию
Упражнение 1. Сохранение файлов
Упражнение 2. Сохранение файлов в FTP-архивах
Упражнение 3. Открытие файлов
Упражнение 4. Поиск файлов и в файлах
Совместная работа: защита информации и регистрация изменений
Упражнение 5. Защита ячеек, рабочих листов и книг
Упражнение 6. Совместное использование рабочей книги
Упражнение 7. Примечания
Упражнение 8. Исправления
Связывание и внедрение
Упражнение 9. Связывание и внедрение в Excel документов других приложений
Упражнение 10. Связывание и внедрение документов Excel в других приложениях
Контрольные вопросы
Подведение итогов
Занятие 7. Excel - анализ и прогнозирование
Подготовка к занятию
Упражнение 1. Вложенные функции
Упражнение 2. Логическая, статистическая и математическая функции
Подбор параметра
Упражнение 3. Подбор параметра
Упражнение 4. Таблица подстановки
Упражнение 5. Создание таблицы подстановки с двумя переменными
Поиск решения
Упражнение 6. Модель с двумя параметрами
Сценарии
Упражнение 7. Создание сценария
Упражнение 8. Применение сценария
Упражнение 9. Защита сценария
Упражнение 10. Создание отчета по сценарию
Контрольные вопросы
Подведение итогов
Занятие 8. Списки и базы данных: теория и практика
Подготовка к занятию
Доступ к базам данных
Упражнение 1. Создание простейшего запроса к внешней базе данных
Упражнение 2. Изменение существующего запроса
Получение информации из WWW
Упражнение 3. Создание web-запроса
Упражнение 4. Импорт внешних данных
Работа с таблицей как с базой данных
Упражнение 5. Создание базы данных
Упражнение 6. Сортировка данных
Упражнение 7. Автофильтр
Упражнение 8. Фильтрация по заданным критериям
Контрольные вопросы
Подведение итогов
Приложение 1. Ответы на контрольные вопросы
Занятие 1
Занятие 2
Занятие 3
Занятие 4
Занятие 5
Занятие 6
Занятие 7
Занятие 8
Приложение 2. Сочетания клавиш
Приложение 3. Глоссарий
Алфавитный указатель
ОТРЫВОК
Занятие 4Excel - не только таблица
Подготовка к занятию
Создание диаграммы
Упражнение 1. Гистограмма по умолчанию
Упражнение 2. Создание диаграмм с помощью Мастера диаграмм
Упражнение 3. Создание диаграмм с помощью панели инструментов Диаграммы
Изменение диаграммы
Упражнение 4. Добавление данных. Смешанная диаграмма
Упражнение 5. Форматирование рядов данных
Упражнение 6. Форматирование осей данных
Упражнение 7. Объемный вид
Упражнение 8. График функции
Упражнение 9. Интерактивная диаграмма
Графические объекты
Упражнение 10. Вставка рисунка из коллекции картинок Microsoft
Контрольные вопросы
Подведение итогов
ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии нам предстоит убедиться, что Excel - не только средство создания электронных таблиц. Мы научимся:
создавать разнообразные диаграммы;
помещать в рабочую книгу Excel графические объекты, рисунки из коллекции картинок и рисунки из файлов;
форматировать все графические объекты, вставленные в рабочую книгу Excel.
Подготовка к занятию
Готовясь к занятию, убедитесь, что вместе с Microsoft Excel установлены графические фильтры, коллекция картинок, организационные диаграммы - и прочие средства, которыми вы захотите воспользоваться. Если это не так, вернитесь к занятию "Быстрый старт" и в окне Установка Microsoft Office XP с помощью кнопки Добавить или удалить компоненты добавьте все необходимое для этого занятия (и для работы, разумеется).
NB! Возможно, по работе с предыдущими версиями Excel вам известно средство Microsoft Map. В Excel 2002 его нет. Корпорация Microsoft пошла по пути разработки самостоятельного приложения Microsoft MapPoint.
Создание диаграммы
Согласитесь, диаграммы не только украшают документ. Они облегчают восприятие и анализ материала, выявляя соотношение различных значений и динамику изменения ряда данных. Научиться работать с этим инструментом Excel - наша задача. Стоит заранее иметь в виду:
диаграмма может быть внедрена как объект на тот же рабочий лист, что и данные, по которым она построена, но можно создать ее и на отдельном листе;
диаграмму можно перемещать и вносить в нее необходимые изменения;
диаграмма и данные, на основе которых она построена, по умолчанию связаны независимо от их взаимного расположения, и изменение данных в листе будет автоматически приводить к изменениям в диаграмме;
диаграммы различных типов позволяют выбрать самый удобный способ интерпретации данных.
Среди многих типов и видов диаграмм самым простым можно счесть тот, что Excel предлагает по умолчанию. С него и начнем.
Упражнение 1. Гистограмма по умолчанию
Прежде чем создавать диаграмму, необходимо указать данные, на основе которых она будет построена. Обратимся к нашему файлу Переводчики.xls.
1. Перейдите на лист Переводчики (1) (см. например, рис. 3.26 упражнения 12 занятия 3). Выделите диапазон 'Переводчики (1)'!$A$5:$AF$8 с данными о работе переводчиков в январе (только по дням, со столбцом фамилий, но без строк дат и итогов). Нажмите клавишу F11. На основе выделенной таблицы данных мы построили гистограмму (столбчатую диаграмму) - на отдельном листе (рис. 4.1).
СОВЕТ Обратите внимание: цвет ярлычка листа диаграммы (новая возможность Excel 2002) тот же, что у листа исходных данных.
2. Взгляните на поле имени: в нем сведения о выделенной части диаграммы. Область построения диаграммы - это выделенная (щелчком) область созданного листа диаграммы, еще одного типа листов рабочей книги Excel. Указав (мышью) на какую-либо точку диаграммы, вы увидите (с небольшой задержкой) всплывающую подсказку со сведениями об этой точке или элементе диаграммы, ее содержащем. Это может быть та же область построения диаграммы (при указании на любое свободное место внутри рамки выделения рис. 4.1), просто область диаграммы - вне этой рамки и т. п.
3. Укажите, скажем, на прямоугольник справа от диаграммы, содержащий цветные маркеры и фамилии. Это легенда, описание отображения исходных данных на диаграмме. Каждая взятая из таблицы последовательность данных, соответствующая конкретному переводчику - последовательность значений, - называется в Excel рядом данных. Таких рядов в нашем случае четыре, каждому из них соответствует свой цвет столбиков на диаграмме. Подписи (имена) рядов данных Excel взял из самого левого столбца указанного ему диапазона (столбца фамилий в нашем случае), распознав его по текстовы
м значениям. Не включи мы его в диапазон данных для построения диаграммы, и Excel присвоил бы рядам безликие имена Ряд 1, Ряд 2 и т. д.
4. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Исходные данные. Excel отобразит лист с исходными данными, выделив на нем указанный диапазон (рис. 4.2), диалоговое окно Исходные данные (сдвинутое нами вниз) (рис. 4.3) и любезную подсказку помощника (новое в Excel!) о том, что на этом этапе можно заново указать диапазон данных и подписи к ним. Ознакомьтесь предварительно с обеими вкладками диалогового окна. Мы не раз вернемся к нему. Не забывайте о кнопке свертывания диалогового окна - и о том, что если хотя бы две ячейки указываемого д
иапазона окно не заслоняет, оно автоматически свернется при указании.
5. Укажите на самый высокий столбец. Всплывающая подсказка сообщает, что это Ряд "Смартов" Точка 17 Значение: 92700. Как можно догадаться, аргумент этого значения функции - 17. (Перейдите на лист исходных данных, укажите на ячейку на пересечении строки Смартов и столбца 17. Всплывающая подсказка, действительно, показывает число 92700.)
Если вы уже догадались, что Excel взял эту цифру из строки над данными (строки дат), спешим огорчить. Вовсе нет (попробуйте изменить числа). Excel автоматически нумерует (подписями под осью) промежутки (одинаковой длины!) оси абсцисс (в Excel - оси категорий!) натуральными числами, начиная по умолчанию с единицы (см. рис. 4.1) - и помещает в них вертикальные столбцы высотой, соответствующей значениям, взятым из таблицы.
СОВЕТ Будьте внимательны: при непропорциональном изменении аргумента картина изменения функ-ции будет искажена. К тому, как строить привычные всем нам графики, мы еще вернемся. NB! Укажите на горизонтальную ось: всплывающая подсказка сообщает, что это ось категорий. Укажите на вертикальную: а это - ось значений.
6. Взгляните на вертикаль. Высота столбиков соответствует значению, взятому из таблицы. Масштаб оси поясняют числа (подписи слева от оси значений), горизонтальные прямые, линии сетки значений, облегчают восприятие. (В противном случае их можно не отображать.)
Вот, собственно, и все то важное, что мы видим на построенной диаграмме. Главное для нас в этом первом упражнении с диаграммами Excel - разобраться в подходе приложения к их построению и в принятой в нем терминологии (ряды, ка-тегории, значения...). И получить первое представление о том, как управлять представлением диаграммы.
7. Вернемся к диалоговому окну Исходные данные (см. рис. 4.3). На вкладке Диапазон данных помимо поля ввода Диапазон есть еще и переключатели в группе Ряды в. Возможность установки переключателя строках (как в нашем случае) или переключателя столбцах позволяет не заботиться о горизонтальной или вертикальной компоновке таблицы исходных данных.
8. Перейдите на вкладку Ряд (рис. 4.4). Как и на вкладке Диапазон данных, здесь есть окно предварительного просмотра результатов настройки. Поля ввода Имя и Значения подтверждают наши уже известные представления о том, откуда Excel взял имя и данные, соответствующие ряду, выделенному в поле ввода со списком Ряд. Кнопки Добавить и Удалить позволят выбрать любую комбинацию рядов. Резонно, например, рассмотреть результаты работы самых быстрых переводчиков и самых... усердных порознь, это позволит увидеть многие детали.
9. Щелкните в поле ввода Подписи оси X и укажите любой диапазон. Уже в окне просмотра диалогового окна Исходные данные видно: это способ изменить подписи данных оси абсцисс. При несоответствии указанного диапазона числу промежутков (ячеек со значениями) Excel заполнит только часть подписей.
Особенности диаграммы, построенной Excel по умолчанию, ясны. Как же с самого начала строить диаграмму по собственному сценарию?
Диаграмму можно создать двумя способами: с помощью Мастера диаграмм, который последовательно запрашивает необходимую информацию и создает диаграмму в соответствии с ней, или с помощью панели инструментов Диаграммы, на которой в виде кнопок представлены самые важные команды. Попробуем оба способа и выберем тот, что удобнее.
NB! Диаграмму, созданную любым способом, в любой момент можно изменить. NB! При выделении диаграммы на рабочем листе или листа диаграммы в книге строка меню изменяется: вместо меню Данные в ней появляется меню Диаграммы с командами редактирования диаграмм.
Упражнение 2. Создание диаграмм с помощью Мастера диаграмм
Вновь обратимся к нашему файлу Переводчики.xls.
1. Перейдите на лист Переводчики (с таблицей со сведениями обо всех переводчиках за оба месяца, см. рис. 3.28 упражнения 14 занятия 3). Отсортируйте данные так, чтобы фамилии переводчиков шли в алфавитном порядке и для каждого из них строка с данными за январь предшествовала февральской строке. На предыдущем занятии мы уже получили представление о том, как это сделать. Тем не менее по традиции вновь рассмотрим решение этой задачи, но уже немного иным способом.
2. Щелкните в столбце зарплата (выделив только одну ячейку!) и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию панели инструментов Стандартная. Результат предсказуем: весь список отсортирован в порядке возрастания значений зарплаты.
3. Щелкните в столбце месяц (выделив только одну ячейку!) и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию панели инструментов Стандартная. Результат менее предсказуем: весь список отсортирован в порядке следования месяцев в году (а не в алфавитном!). Порядок предыдущей сортировки полностью, однако, не утрачен: строки одного месяца расположены в порядке возрастания цифр зарплаты.
4. Щелкните в столбце переводчик (выделив только одну ячейку!) и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию панели инструментов Стандартная. Результат вновь предсказуем: весь список отсортирован в алфавитном порядке (фамилий переводчиков). Порядок предыдущей сортировки полностью опять-таки не утрачен: строки, относящиеся к одному переводчику, расположены в порядке следования месяцев в году. Порядок сортировки по зарплате утрачен полностью: одному и тому же месяцу работы одного и того же переводчика может соответствовать только одно значение зарплат
ы, и сортировка "по третьему ключу" уже невозможна. Однако мы достигли цели: каждому переводчику соответствуют две строки, сначала с данными за январь, затем с данными за февраль (рис. 4.5). Не забудьте перед построением диаграммы отобразить все нужные столбцы, скрытые нами на рисунке.
Самоучитель Excel 2002. / В. Рычков - СПб: Питер, 2003. - 320 с.
|