Книга, посвященная новой версии популярного офисного пакета Microsoft Office 2000, как и все книги серии «Учебный курс», не требует от читателя начальной подготовки и позволяет сразу же начать работу с комплексом программ. В ней собраны самые необходимые для быстрого обучения и продуктивной работы сведения: создание и редактирование документов, электронных таблиц и презентаций, отправка и прием корреспонденции, интеграция компонент Office 2000 с Интернетом и многое другое. Отдельный раздел посвящен основам программирования на Visual Basic for Applications.
Содержание
Введение
Об этой книге
Краткое содержание книги
Что потом?
От издательства
Урок 1. Работа с Office 2000
Как овладеть средствами Office Pro
Общие свойства приложений Office
Запуск приложений Office 2000
Интерфейс Office 2000
Окно документа
Доступ к командам
Помощник
Работа с файлами
Создание новых объектов
Сохранение файла
Использование команды Сохранить как
Закрытие файла
Отправка файлов по электронной почте
Открытие существующего файла
Преобразование файлов других форматов
Предварительный просмотр и печать
Редактирование средствами Office 2000
Точка вставки
Исправление ошибок
Правописание
Выделение, перемещение и копирование
Выделение текста
Перемещение и копирование текста
Изменение оформления
Шрифты и стили шрифтов
Копирование существующего формата
Что нового мы узнали?
Урок 2. Знакомство с основами Word
Создание документа
Окно Word
Просмотр документа
Режимы просмотра документа
Ввод текста
Перемещение курсора
Исправление ошибок
Самостоятельная работа
Редактирование документа
Копирование и перемещение текста
Самостоятельная работа
Оформление текста
Применение шрифтов и их атрибутов
Выделение текста цветом
Самостоятельная работа
Выравнивание и форматирование
Выравнивание текста
Использование отступа
Создание отступов с помощью линейки
Использование диалогового окна Абзац для установки отступа
Установка междустрочного интервала
Использование табуляции
Установка позиций табуляции с помощью линейки
Установка позиций табуляции и типа заполнителя с помощью диалогового окна Табуляция
Самостоятельная работа
Создание нумерованных и маркированных списков, ввод даты и времени
Нумерация и маркеры
Изменение формата нумерации и маркировки
Вставка специальных символов
Вставка даты и времени
Самостоятельная работа
Проверка и замена текста
Создание и применение часто используемого текста
Поиск и замена текста
Поиск
Замена
Еще об орфографии и грамматике
Использование команды Тезаурус
Самостоятельная работа
Подготовка к печати
Использование предварительного просмотра
Вставка разрыва страницы
Изменение ориентации страницы и ее размера
Выравнивание текста по вертикали
Установка полей
Параметры печати
Печать конвертов, создание и печать торговых наклеек
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 3. Оформление страниц
Форматирование страниц
Форматирование разделов
Создание и изменение нумерации страниц
Создание верхнего и нижнего колонтитулов
Будьте внимательны к «концам»
Самостоятельная работа
Работа с колонками
Работа с газетными колонками
Самостоятельная работа
Разработка высококачественных таблиц
Создание и изменение таблиц
Изменение структуры таблицы
Форматирование таблиц
Самостоятельная работа
Изящная работа с Word
Сила стиля!
Самостоятельная работа
Структура документа
Создание структуры документа
Изменение структуры документа
Использование шаблонов
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 4. Работа со сложными документами
Управление данными в Word
Слияние
Создание нового источника данных в Word
Ввод записей
Редактирование записей и управление полями
Сортировка
Самостоятельная работа
Персонализация документов средствами слияния
Создание документов слияния
Просмотр документа слияния
Слияние документов
Определение записей для слияния
Создание каталогов и списков
Создание конвертов и наклеек
Самостоятельная работа
Публикация форм
Создание форм
Вставка элементов управления
Защита и использование формы
Самостоятельная работа
Добавление ссылок в документ
Добавление сносок
Использование закладок
Создание перекрестных ссылок
Составление предметного указателя
Создание оглавления
Самостоятельная работа
Совместная работа с документами
Создание главного документа
Сохранение версий документа
Отображение исправлений в документе
Добавление примечаний
Добавление информации о свойствах документа
Защита документов
Защита документа, предназначенного для просмотра
Отправка документа по маршруту
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 5. Программа Excel 2000
Ввод и редактирование содержимого ячеек
Рабочее окно программы Excel
Рабочие книги и рабочие листы
Перемещение рамки активной ячейки
Ввод текста и чисел
Исправление текста и чисел
Самостоятельная работа
Работа с числами
Создание формул
Форматирование чисел
Самостоятельная работа
Оформление разбивки рабочего листа
Регулирование ширины столбцов и высоты строк
Вставка и удаление строк и столбцов
Вставка и удаление ячеек
Перемещение и копирование содержимого ячейки
Присвоение имени рабочему листу
Выделение рабочих листов
Копирование и перемещение рабочих листов
Вставка и удаление рабочих листов
Самостоятельная работа
Другие параметры форматирования
Выравнивание текста
Границы и цвет
Самостоятельная работа
Печать в Excel
Режим предварительного просмотра
Изменение параметров страницы
Проверка правописания в рабочем листе
Самостоятельная работа
Использование функций и ссылок
Использование функций
Ввод функций
Относительные и абсолютные ссылки на ячейки
Самостоятельная работа
Задание имени диапазона ячеек
Имя диапазона ячеек
Использование имен
Самостоятельная работа
Создание наглядных диаграмм
Круговая диаграмма
Многослойная диаграмма
Создание диаграммы
Перемещение, масштабирование и печать диаграмм
Самостоятельная работа
Редактирование и форматирование диаграмм
Добавление рядов данных
Удаление рядов данных
Изменение и форматирование диаграмм
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 6. Расширенные возможности Excel
Применение произвольных и специальных форматов
Автоформат
Работа со стилями
Условное форматирование
Коды форматирования
Создание произвольного формата
Самостоятельная работа
Финансовые и статистические функции
Финансовые функции Excel
Работа со статическими функциями
Самостоятельная работа
Управление данными с помощью Excel
Сортировка базы данных
Фильтрация базы данных
Создание подмножества
Подсчет промежуточных итогов
Самостоятельная работа
Анализ данных в Excel
Формы данных
Создание сводных таблиц
Отображение данных на карте
Самостоятельная работа
Ревизия рабочих листов
Поиск ошибок
Исправление логических ошибок
Уменьшение числа ошибок при вводе данных
Панель инструментов Зависимости
Самостоятельная работа
Создание и применение шаблонов
Применение существующих шаблонов
Создание шаблона
Самостоятельная работа
Связывание и ссылки
Связывание рабочих книг
Формулы, использующие несколько рабочих листов
Самостоятельная работа
Совместная работа в Excel
Совместное использование рабочих книг
Просмотр журнала изменений
Объединение изменений в рабочих книгах
Что нового мы узнали?
Урок 7. Создание презентаций PowerPoint
Создание типовой презентации
Создание первой презентации
Мастер автосодержания
Просмотр слайдов
Создание презентации в режиме структуры
Выбор текста, строк и слайдов
Работа в режиме слайдов
Применение сортировщика слайдов
Добавление комментариев на страницы заметок
Самостоятельная работа
Проектирование презентаций
Использование шаблонов дизайна или пустых презентаций
Самостоятельная работа
Модификация элементов дизайна
Изменение цветовой схемы
Изменение образца слайдов
Подбор фона
Самостоятельная работа
Форматирование и проверка текста
Форматирование текста
Регулировка позиций табуляции и отступов
Проверка стиля презентации
Самостоятельная работа
Добавление объектов
Вставка объектов
Вставка картинок
Звук и видео
Вставка диаграмм
Вставка таблиц из Word
Самостоятельная работа
Применение переходов, эффектов, анимации и ссылок
Изменение и добавление переходов
Добавление анимации
Настройка анимации
Скрытие слайдов
Добавление ссылок на другие слайды
Самостоятельная работа
Подготовка раздаточных материалов
Подготовка раздаточных материалов и заметок
Печать в PowerPoint
Создание раздаточных материалов в программе Word
Подготовка пленок и 35-миллиметровых слайдов
Самостоятельная работа
Демонстрация презентации
Настройка времени показа слайдов
Организация обратной связи
Настройка презентации
Демонстрация презентации
Проведение собраний по презентациям
Просмотр на двух экранах
Сохранение презентации для демонстрации на другом компьютере
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 8. Работа с данными в Access 2000
Проектирование и создание таблиц
Проектирование базы данных
Создание базы данных
Создание таблицы
Ввод данных в таблицу
Редактирование данных в таблице
Самостоятельная работа
Создание и использование форм
Создание автоформы
Ввод и редактирование данных в формах
Печать форм
Сортировка записей
Поиск записей
Самостоятельная работа
Редактирование таблиц
Изменение свойств полей
Добавление к записи произвольного объекта
Автозамена имен
Самостоятельная работа
Работа с внешними данными
Импортирование или связывание?
Импорт данных
Создание связи с электронной таблицей или базой данных
Самостоятельная работа
Создание реляционной базы данных
Что такое межтабличные связи
Задание поля подстановок
Межтабличные связи
Задание условий целостности
Создание связей
В глубь таблиц
Самостоятельная работа
Разработка форм сложной структуры
Создание форм для нескольких таблиц
Изменение структуры форм
Изменение границ
Размещение элементов управления
Изменение последовательности перехода
Форматирование подчиненных форм
Добавление элемента управления в форму
Изменение свойств форм и элементов управления
Самостоятельная работа
Разработка отчетов
Создание отчетов
Автоматическая генерация отчетов
Изменение структуры отчета
Задание даты и нумерации страниц отчета
Задание порядка сортировки и уровней группировки записей
Добавление и удаление элементов управления отчета
Снимки отчетов
Просмотр снимков
Самостоятельная работа
Создание запросов
Создание перекрестных запросов
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 9. Организация работы с помощью программы Outlook
Основы Outlook
Путешествие по программе Outlook
Организация данных
Самостоятельная работа
Регистрация контактов с помощью Outlook 2000
Добавление контактов
Добавление контактов в одной и той же организации
Просмотр контактов
Связь с контактами
Возможности печати
Самостоятельная работа
Outlook сегодня
Просмотр информации
Настройка отображения
Самостоятельная работа
Outlook как почтовый клиент
Создание сообщения электронной почты
Получение почты
Упорядочение почты
Самостоятельная работа
Управление задачами в Outlook
Создание задачи
Отслеживание задач
Самостоятельная работа
Ведение календаря
Просмотр и навигация в календаре
Планирование встреч
Установка оповещения
Планирование повторяющихся встреч
Планирование многодневного события
Планирование встреч и приглашение участников
Публикация календаря в виде Web-страницы
Самостоятельная работа
Создание ярлыков
Создание новых групп ярлыков
Дневник и Заметки
Автоматическая запись событий в дневнике
Запись события вручную
Поиск записей в дневнике
Создание заметок
Самостоятельная работа
Интеграция компонентов Outlook
Управление файлами и данными в программе Outlook
Определение произвольного представления
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 10. Создание электронных публикаций средствами Publisher
Интерфейс Publisher
Объектно-ориентированные модели
Создание публикации «с чистого листа»
Панели инструментов Publisher
Установка границ и направляющих
Просмотр публикации
Самостоятельная работа
Ввод текста
Изменение размера и положения поля
Редактирование текста в текстовом поле
Вставка страниц
Импорт текста из других источников
Переполнение текстового поля
Сохранение публикации
Самостоятельная работа
Установка параметров Publisher
Общие параметры
Параметры редактирования
Помощь пользователю
Параметры печати
Самостоятельная работа
Вставка графических объектов
Вставка таблиц
Вставка и редактирование объектов WordArt
Вставка картинок
Фигуры и линии
Web-инструменты
Объект из библиотеки макетов
Самостоятельная работа
Работа с несколькими объектами
Группировка объектов
Наложение объектов
Выравнивание объектов
Поворот объекта
Самостоятельная работа
Перекрашивание и обрезка объектов
Перекрашивание
Обрезка
Самостоятельная работа
Изменение свойств рамки
Текстовые рамки
Рамки графических объектов
Самостоятельная работа
Параметры страницы
Поля
Колонтитулы
Самостоятельная работа
Печать публикации
Печать на настольном принтере
Средства профессиональной печати
Самостоятельная работа
Проверка макета
Самостоятельная работа
Личные данные в публикации
Самостоятельная работа
Диспетчер графики
Самостоятельная работа
Мастера и макеты публикаций
Мастер Быстрая публикация
Другие мастера
Макеты публикаций
Самостоятельная работа
Создание документов слияния
Использование источников данных Outlook и других приложений для слияния
Самостоятельная работа
Создание и печать буклетов
Печать буклетов
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 11. Работа с объектами и графикой
Преобразование, связывание и внедрение
Преобразование, связывание и внедрение в Word
Технология связывания и внедрения OLE в программах Excel, PowerPoint, Access и Outlook
Использование технологии OLE для файлов
Создание новых объектов
Самостоятельная работа
Вставка рисунков и других графических изображений
Вставка рисунков
Вставка других изображений
Вставка сканированных изображений
Самостоятельная работа
Самостоятельное создание изображений с помощью Microsoft Draw
Вставка автофигур
Вставка линейных объектов
Добавление объектов WordArt
Форматирование объектов
Упорядочивание объектов
Группировка и разгруппировка объектов
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 12. Публикация в Интернете с помощью Office 2000
Создание документов Word в формате HTML
Средства разработки Web-документов процессора Word
Создание гиперссылок в Word
Сохранение Web-страницы в Word
Самостоятельная работа
Сохранение презентаций PowerPoint для размещения в Интернете
Самостоятельная работа
Сохранение электронных таблиц Excel как документов HTML
Самостоятельная работа
Публикация данных Outlook в Интернете
Самостоятельная работа
Создание Web-страниц средствами программы Publisher
Самостоятельная работа
Просмотр страниц Access в Интернете
Страницы доступа к данным
Создание Автостраниц
Мастер страниц
Ввод и редактирование данных в страницах доступа к данным
Создание страницы доступа к данным на основе существующей Web-страницы
Изменение дизайна страницы доступа к данным
Просмотр страниц доступа к данным
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 13. Создание и использование макросов в Office 2000
Запись простого макроса
Сохранение макроса
Параметры форматирования в макросах
Ссылки на ячейки Excel в макросах
Открытие файла с макросами
Обновление макросов из предыдущих версий
Запуск макросов
Просмотр и редактирование макросов
Настройка меню и панелей инструментов
Удаление макросов
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Урок 14. Введение в Visual Basic для приложений
Процедуры и функции VBA
Переменные и свойства объектов в VBA
Управляющие конструкции VBA
Ветвления
Циклы
Модули VBA
Работа с редактором VBA
Самостоятельная работа
Что нового мы узнали?
Алфавитный указатель
ОТРЫВОК
Структура таблиц и баз данных
База данных: Архивариус
База данных: Создание с помощью мастера
База данных: Создание пустой
База данных: Примеры
Данные: Маска ввода
Данные: Отсутствующие и пропущенные строки
Данные: Формат
Индекс: Ключевое поле
Индекс: Настройка свойств
Индекс: Создание по одному полю
Индекс: Создание сложного
Корректность данных: Обязательное поле
Корректность данных: Условие на значение записи
Корректность данных: Условие на значение поля
Поле: Вставка
Поле: Гиперссылка
Поле: Значение по умолчанию
Поле: Имя
Поле: Настройка свойств
Поле: Описание
Поле: Переименование в режиме таблицы
Поле: Подпись
Поле: Размер
Поле: Создание
Поле: Удаление
Поле подстановки: Свойства
Поле подстановки: Создание с помощью мастера
Связь между таблицами
Строка состояния: Вывод сообщений пользователя
Таблица: Отображение скрытого поля
Таблица: Оформление
Таблица: Оформление по умолчанию
Таблица: Свойства
Таблица: Скрытие поля
Таблица: Создание в режиме конструктора
Таблица: Создание в режиме таблицы
Таблица: Создание с помощью мастера
Таблица: Структурные изменения
Тип данных: Изменение
Тип данных: Настройка параметров по умолчанию
Число десятичных знаков
Началом работы с приложением Access 2000 можно считать создание таблицы, поскольку именно таблица является основным объектом, которым оперирует база данных и на который, в свою очередь, опираются остальные объекты: Запросы (Queries), Формы (Form), Отчеты (Reports), Макросы (Macros) и Модули (Modules).
В этой части книги будет рассказано, как создать файл базы данных и таблицы в нем. Здесь же будет изложена последовательность действий, необходимых для построения блоков таблицы - полей, настройки типов данных, форматов, значений по умолчанию, размеров и других характеристик. Также здесь будут рассмотрены способы повышения скорости выборки данных, организация ссылок на другие таблицы с помощью индексов и ключевых полей, методы создания связей между разными таблицами.
База данных: Архивариус
(Для получения предварительной информации см. разделы «База данных: Создание с помощью мастера» и «База данных: Создание пустой».)
При организации большой базы данных рекомендуется создавать справочник по базе данных, который бы описывал ее структуру, таблицы и поля. Для этого используется специальный инструмент - Архивариус.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Сервис (Tools) - Анализ (Analyze) - Архивариус (Documenter).
2. В открывшемся окне диалога Архивариус (Documenter) задайте объекты для документирования, установив соответствующие флажки. Для ускорения процесса выбора на вкладке Все объекты (All Object Types) нажмите кнопку Выделить все (Select All), после чего все используемые объекты будут выделены (установлены флажки) и подключены к документированию.
3. Нажмите кнопку OK. На экране в режиме предварительного просмотра появится отчет с описанием объектов.
4. Раскройте список кнопки Связи с Office (OfficeLinks) на панели инструментов Access и выберите команду Публикация в MS Word (Publish It with MS Word) или Анализ в MS Excel (Analyze It with MS Excel). Отчет с описанием объектов будет открыт в программе Word или Excel, где его можно изучать и анализировать.
База данных: Создание с помощью мастера
После запуска Access сначала появляется окно диалога Microsoft Access с переключателем для выбора одного из трех вариантов действий:
Новая база данных (Blank Access database) - позволяет создать новую базу данных, файл которой указывается в появляющемся окне диалога Файл новой базы данных (File New Database). (См. раздел «База данных: Создание пустой».)
Мастера, страницы и проекты баз данных (Access database wizards, pages, projects) - ведет к открытию вкладки Базы данных (Databases) окна диалога Создание (New), содержащей ярлыки мастеров для создания различных стандартных баз данных.
Открыть базу данных (Open an existing file) - позволяет выбрать один из уже существующих файлов базы данных.
При создании базы данных с помощью мастера Access позволяет выбрать нужный набор полей, создать таблицы, запросы, формы, отчеты и панель управления для переключения между различными объектами.
ПРИМЕЧАНИЕ: Мастера создания баз данных устанавливаются во время инсталляции Access 2000. После установки всех доступных мастеров можно увидеть на вкладке Базы данных (Databases) окна диалога Создание (New). Если каких-либо мастеров нет, их нужно установить (см. раздел «Экспорт и импорт: Инсталляция конвертеров и фильтров» главы «Операции с файлами»).
Шаг за шагом
1. В окне диалога Microsoft Access установите переключатель в положение Мастера, страницы и проекты баз данных (Access database wizards, pages, projects) и нажмите кнопку OK.
2. В открывшемся окне диалога Создание (New) на вкладке Базы данных (Databases) выберите шаблон базы данных и нажмите кнопку OK.
3. В открывшемся окне диалога Файл новой базы данных (File New Database) выберите местоположение и имя файла.
4. Нажмите кнопку Создать (Create).
5. В первом окне мастера нажмите кнопку Далее (Next).
6. В следующем окне мастера выберите нужные поля (дополнительные или необязательные поля отмечаются курсивом) и нажмите кнопку Далее (Next).
7. В следующих двух окнах диалога выберите стиль оформления базы данных. Переход от окна к окну осуществляется нажатием кнопки Далее (Next).
8. В следующем окне в поле Задайте название базы данных (What would you like the title of the database to be) введите имя базы данных.
9. Нажмите кнопку Готово (Finish).
ПРИМЕЧАНИЕ: На шаге 8 пошаговой процедуры можно установить флажок Да (Yes, I'd like to include a picture). Чтобы выбрать рисунок, нажмите кнопку Обзор (Picture). Выбор ограничивается только теми рисунками, форматы которых поддерживает Access 2000. Такой рисунок, например логотип фирмы, будет по умолчанию включаться во все создаваемые отчеты.
База данных: Создание пустой
Пустая база данных представляет собой файл, который содержит только одну чистую таблицу. Такая база данных предназначена для добавления в нее новых таблиц, запросов, форм и отчетов.
(См. также раздел «База данных: Создание с помощью мастера».)
Шаг за шагом
1. В окне диалога Microsoft Access установите переключатель в положение Новая база данных (Blank Access database) и нажмите кнопку OK.
2. В открывшемся окне диалога Файл новой базы данных (File New Database) выберите местоположение и имя файла.
3. Нажмите кнопку Создать (Create).
ПРИМЕЧАНИЕ Для создания новой базы данных не обязательно перезагружать Access. Для этого достаточно выполнить команду Файл (File) д Создать (New) и выбрать дальнейший сценарий действий.
База данных: Примеры
(Для получения предварительной информации см. разделы «База данных: Создание с помощью мастера» и «База данных: Создание пустой».)
Изучать любой новый продукт удобнее всего на примерах. В качестве примера разработчики Access предложили базу данных «Борей». Эта база данных является не только универсальным справочным пособием, но и набором готовых объектов, с помощью которых любой пользователь достаточно просто сможет строить собственные базы данных.
ВНИМАНИЕ: База данных «Борей» поставляется вместе с приложением Access 2000. Если она не установлена, вам придется провести повторную инсталляцию и установить файлы примеров.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Файл (File) - Открыть (Open).
2. В окне диалога Открытие файла базы данных (Open) перейдите к папке Samples, которая по умолчанию находится в папке Office.
3. Выберите файл с примером и нажмите кнопку Открыть (Open).
ПРИМЕЧАНИЕ: При запуске базы данных «Борей» сначала открывается заставка, а не главная кнопочная форма (то есть форма, позволяющая с помощью элементов управления перейти к любой другой форме данной базы данных), как обычно делается в профессиональных базах данных. ВНИМАНИЕ: При открытии файла новой базы данных старый файл автоматически удаляется из приложения (но не с диска!). При наличии не сохраненных изменений Access выдаст окно с предупреждением.
Данные: Маска ввода
Некоторые данные, например номер телефона, содержат разные символы, в данном случае скобки и тире, которые приходится вводить вручную. Для автоматизации этого процесса в Access используется маска ввода.
(См. также раздел «Данные: Формат».)
ПРИМЕЧАНИЕ: Встроенные в Access маски ввода предназначены для ввода номеров телефонов, паролей, времени и дат.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выделите нужное поле.
4. Выберите свойство Маска ввода (Input Mask) в области Свойства поля (Field Properties).
5. Для использования маски из имеющегося набора нажмите кнопку Построить (Build), появляющуюся справа от текстового поля (кнопка с тремя точками).
6. Выберите подходящую маску ввода в первом окне Мастера масок ввода (Input Mask Wizard) и нажмите кнопку Далее (Next).
7. Укажите символ шаблона, который будет отображаться на месте еще не введенных данных, и нажмите кнопку Далее (Next).
8. Определите, нужно ли выводить эти символы в таблице, и нажмите кнопку Готово (Finish).
Данные: Отсутствующие и пропущенные строки
В процессе работы с базой данных некоторые поля могут остаться незаполненными вследствие неизвестного значения или отсутствия данных. Если оставить такое поле пустым, например, при отсутствии данных, ему будет присвоено значение Null. Отсутствие значения у данного поля называется пустой строкой и обозначается вводом пары двойных кавычек ("").
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне открытой базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле и измените значение свойства Пустые строки (Allow Zero Length) на Да (Yes).
4. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
5. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
ПРИМЕЧАНИЕ: Специальный текст, информирующий о наличии поля, в котором содержится значение Null или пустая строка, вводится в поле свойства Формат поля (Format).
Данные: Формат
Чтобы все данные в таблице выглядели единообразно, нужно задать форматы полей. Каждому типу данных соответствует свой набор форматов. Например, числовые форматы могут содержать знаки доллара, знаки процента и запятые (см. раздел «Число десятичных знаков»), форматы даты и времени определяют стиль их написания, а формат текстовых полей определяет наличие прописных символов.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле таблицы и в раскрывающемся списке свойства Формат поля (Format) выберите один из имеющихся вариантов.
4. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
5. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Индекс: Ключевое поле
Для однозначного определения записей в таблице используется метод создания ключевого поля. Ключевое поле - это индекс, присваиваемый таблице (здесь уместно провести аналогию с почтовым индексом) и строящийся на основе одного или нескольких полей записей. Ключевое поле предназначено для установления связи с дочерней таблицей или родительской таблицей (см. раздел «Связь между таблицами»). В последнем случае оно называется внешним ключом.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выделите в таблице поле, которое должно входить в состав ключа. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на селекторе поля. Если таких полей несколько, выделите их все поочередно, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
4. Назначьте ключевые поля, нажав кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Access. На селекторе выделенного поля появится значок ключа.
5. Для удаления ключевого поля выделите его в режиме конструктора и отожмите кнопку Ключевое поле (Primary Key).
Индекс: Настройка свойств
(Для получения предварительной информации см. раздел «Индекс: Ключевое поле».)
Для указания местоположения записей в Access существует понятие индекса, аналогичное книжному алфавитному указателю. Индексы полей значительно ускоряют поиск и сортировку информации в таблице, а также играют важную роль в создании связей между таблицами, то есть организации ссылок из полей одной таблицы на данные полей другой таблицы. Индекс представляет собой список значений на основе одного или нескольких полей.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Нажмите кнопку Индексы (Indexes) на панели инструментов Access.
4. В появившемся окне диалога Индексы (Indexes) настройте свойства индекса: свойство Имя поля (Field Name), которое по умолчанию совпадает с именем индекса, свойство Порядок сортировки (Sort Order), - а также признаки индекса: Ключевое поле (Primary), Уникальный индекс (Unique), Пропуск пустых полей (Ignores Nulls).
5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
6. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
СОВЕТ: Установив свойство Пропуск пустых полей (Ignores Nulls), можно добиться заметного ускорения процесса поиска нужных записей и уменьшения размера индекса. Особенно заметно это становится в больших таблицах.
Индекс: Создание по одному полю
(Для получения предварительной информации см. раздел «Индекс: Ключевое поле».)
Для однозначной идентификации данных, ускорения операций поиска и удобства их сортировки индексируют одно поле. При этом различают два способа индексации: Да (Совпадения не допускаются) (Yes (No Duplicates)) - запрещение двух одинаковых записей в этом поле и Да (Допускаются совпадения) (Yes (Duplicates OK)) - разрешение повторений данных в разных записях.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. В области Свойства поля (Field Properties) в поле свойства Индексированное поле (Indexed) выберите в списке необходимое значение.
4. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
5. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Индекс: Создание сложного
(Для получения предварительной информации см. раздел «Индекс: Ключевое поле».)
Кроме одиночного индекса (см. раздел «Индекс: Создание по одному полю») существует возможность создания индексов на основе нескольких, до десяти включительно, полей таблицы. Сложный индекс после задания его как уникального можно использовать для ускорения сортировки и поиска данных.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Нажмите кнопку Индексы (Indexes) на панели инструментов Access.
4. В окне диалога Индексы (Indexes) в столбце Индекс (Index Name) введите имя индекса.
5. В столбце Имя поля (Field Name) укажите первое поле индекса.
6. Добавьте дополнительные поля (всего до десяти) в расположенные ниже в столбце Имя поля (Field Name) строки, не вводя при этом других имен индексов. 7. Для удаления сложного индекса выделите определяющее его поле и отожмите кнопку Ключевое поле (Primary Key).
Корректность данных: Обязательное поле
В некоторых полях не должно быть пустых записей. Это относится, например, к полям Фамилия и Имя в бухгалтерской базе данных.
Access предоставляет возможность принудительного ввода записей в такие поля.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выделите поле, которое требует обязательного ввода информации.
4. В области Свойства поля (Field Properties) в поле свойства Обязательное поле (Required) установите значение Да (Yes).
5. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
6. Нажмите кнопку Да (Yes) в окне с предупреждением о сохранении изменения структуры таблицы.
ВНИМАНИЕ: Если при установке свойства Обязательное поле (Required) в поле таблицы отсутствует какая-либо запись, Access выдаст предупреждение об этом. После сохранения новой структуры таблицы ее нужно открыть и добавить недостающую информацию.
Корректность данных: Условие на значение записи
Для контроля за корректностью водимых в поля записи данных в Access используется свойство Условие на значение (Validation Rule), например, запись в поле Дата рождения должна иметь меньшее значение, чем запись в поле Поступление на работу. После окончания ввода Access проверяет запись на наложенные условия и не позволяет покинуть запись до тех пор, пока не будет соблюдено условие ее правильности.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access.
4. В открывшемся окне диалога введите выражение условия проверки в поле Условие на значение (Validation Rule).
5. В поле свойства Сообщение об ошибке (Validation Text) введите текст сообщения об ошибке.
6. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
Корректность данных: Условие на значение поля
Для записи в полях только тех данных, значения которых не выходят за рамки определенных условий, в Access используется свойство Условие на значение (Validation Rule), например, между 0 и 50 (between 0 and 50) или раньше текущей даты (
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выделите нужное поле.
4. В области Свойства поля (Field Properties) в поле свойства Условие на значение (Validation Rule) введите выражение условия.
5. Введите при необходимости текст сообщения об ошибке в поле свойства Сообщение об ошибке (Validation Text).
6. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
ВНИМАНИЕ: Значение, набираемое в поле, на которое наложено условие, вводится в базу данных только в том случае, если не противоречит заданному условию. ВНИМАНИЕ: Значения свойств Формат поля (Format), Значение по умолчанию (Default Value), Условие на значение (Validation Rule) и Обязательное поле (Required) не должны конфликтовать между собой. СОВЕТ: При экспорте данных в электронные таблицы или другие базы данных символы маски ввода лучше оставить видимыми в исходной таблице. Во всех остальных случаях их можно не включать в таблицу - это позволит уменьшить размер поля и, соответственно, самой базы данных.
Поле: Вставка
В процессе работы с данными могут понадобиться новые поля. Новое поле можно создать или вставить (см. также раздел «Поле: Создание»).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите поле, ниже которого нужно вставить новое.
4. Нажмите кнопку Добавить строки (Insert Rows) на панели инструментов Access.
5. Введите имя поля, тип данных и описание поля в соответствующие текстовые поля, а также задайте свойства нового поля.
6. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
7. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Поле: Гиперссылка
(Для получения предварительной информации см. разделы «Поле: Создание» и «Поле: Вставка».)
Как и во всех документах Office 2000, в Access могут широко использоваться гиперссылки. Объектом перехода может являться как база данных Access, так и любой документ Office, а также документы и базы данных, расположенные в локальной или глобальной сети.
Использование данных, находящихся в Интернете, породило и новый тип данных - гиперссылки. Поле гиперссылки содержит либо путь к объекту, документу или Web-странице, либо его URL-адрес (см. также разделы «Гиперссылка: Ввод», «Гиперссылка: Изменение адреса», «Гиперссылка: Копирование» главы «Основные операции с базами данных»).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. В списке полей таблицы введите имя нового поля.
4. В ячейке столбца Тип данных (Data Type) в раскрывающемся списке выберите пункт Гиперссылка (Hyperlink).
5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
6. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Поле: Значение по умолчанию
(Для получения предварительной информации см. разделы «Поле: Создание» и «Поле: Вставка».)
Access позволяет назначать значение поля по умолчанию. После такого назначения значение или выражение будет появляться в каждой новой записи, что, однако, не исключает возможности ее редактирования. Примером может служить название города или текущая дата, которая вставляется в виде функции: Date.
ПРИМЕЧАНИЕ Создание поля со значением по умолчанию позволяет сэкономить время и значительно повысить скорость ввода данных. ВНИМАНИЕ: Установка значения по умолчанию не меняет уже созданные записи. При необходимости установку значения по умолчанию всегда можно изменить, что также не повлияет на созданные записи. ПРИМЕЧАНИЕ У одного поля могут быть различные значения по умолчанию в форме и в таблице (см. раздел «Форма: Значение по умолчанию» главы «Формы и отчеты»).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле.
4. В области Свойства поля (Field Properties) в поле свойства Значение по умолчанию (Default Value) введите нужное значение или выражение, по которому будет вычисляться значение по умолчанию.
5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
ПРИМЕЧАНИЕ Механизм присвоения значения по умолчанию работает и для других объектов, например для форм, отчетов, запросов. ВНИМАНИЕ: При добавлении данных из внешних источников новым записям значения по умолчанию не присваиваются.
Поле: Имя
(Для получения предварительной информации см. разделы «Поле: Создание» и «Поле: Вставка».)
Для изменения заголовка столбца, который мы видим на экране в режиме таблицы, достаточно изменить свойство Подпись (Caption) (см. раздел «Поле: Подпись»). При этом вся информация в таблице останется неизменной. При более глобальной замене - изменении имени поля - необходимо внести соответствующие изменения в запросы, формы и отчеты, в которых используются записи этого поля.
СОВЕТ: Не включайте в имя поля пробелы, если хотите использовать базу данных в качестве SQL-сервера, поскольку все пробелы при преобразовании будут превращены в символы подчеркивания, что приведет к множественным ошибкам и необходимости правки этих имен.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. В столбце Имя Поля (Field Name) выберите поле, которое нужно переименовать, и отредактируйте существующий текст.
4. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
5. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Поле: Настройка свойств
(Для получения предварительной информации см. разделы «Поле: Создание» и «Поле: Вставка».)
Настройка свойств поля осуществляется в области Свойства поля (Field Properties) в окне таблицы в режиме конструктора на двух вкладках - Общие (General) и Подстановка (Lookup).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле.
4. Внесите изменения в свойства поля, доступные в строке имени поля и в области Свойства поля (Field Properties).
5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
6. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
ПРИМЕЧАНИЕ Краткую характеристику того или иного свойства поля можно получить в большом текстовом поле, расположенном справа в области Свойства поля (Field Properties). Более подробную информацию можно получить, нажав клавишу F1. ПРИМЕЧАНИЕ В некоторых полях свойств предоставляется возможность выбора одного из значений в раскрывающемся списке. Для этого служит кнопка с изображением стрелки, направленной вниз. Справа от других полей появляется кнопка построения (...), аналогом ей служит кнопка Построить (Build) на панели инструментов Access. В самих полях свойств достаточно вести первые символы, и Access автоматически дополнит их. Например, для поля, имеющего тип Дата/время (Date/Time), введенную в поле свойства Формат (Format) букву «п» («g») Access автоматически дополнит до значения Полная дата (General Date).
Поле: Описание
(Для получения предварительной информации см. разделы «Поле: Создание» и «Поле: Вставка».)
Описание поля является свойством, содержащим информацию о поле таблицы или запроса (см. раздел «Запрос: Описание» главы «Запросы и фильтры»). Текст описания появляется в строке состояния в режиме таблицы и может иметь длину до 255 символов, включая пробелы.
ПРИМЕЧАНИЕ Элемент управления, созданный перетаскиванием поля из списка полей, копирует описание в свое свойство Текст строки состояния (Status Bar Text) (см. раздел «Элемент управления: Добавление» главы «Формы и отчеты»).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле.
4. В столбце Описание (Description) введите текст описания.
5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
Поле: Переименование в режиме таблицы
(Для получения предварительной информации см. разделы «Поле: Создание» и «Поле: Вставка».)
Изменение имени поля таблицы позволяет использовать его в качестве нового названия для элементов управления, форм и отчетов, созданных на основе этой таблицы.
(См. также разделы «Поле: Подпись» и «Поле: Имя».)
ВНИМАНИЕ: В заголовке столбца, который мы видим в режиме таблицы, новое имя поля появится только в том случае, если для этого поля не установлено свойство Подпись (Caption).
Шаг за шагом
1. Откройте таблицу в режиме таблицы.
2. Выберите нужное поле.
3. Выберите команду Формат (Format) д Переименовать столбец (Rename Column). Имя поля окажется выделенным.
4. Введите новое имя.
5. Нажмите клавишу Enter.
Поле: Подпись
(Для получения предварительной информации см. разделы «Поле: Создание» и «Поле: Вставка».)
Альтернативным именем поля является значение свойства Подпись (Caption). Причем именно это значение будет именем соответствующего поля таблицы во всех запросах, формах и отчетах, созданных на основе этой таблицы.
(См. также разделы «Поле: Имя» и «Поле: Переименование в режиме таблицы».)
ВНИМАНИЕ: Имена полей запросов, форм и отчетов при смене подписи поля таблицы в режиме конструктора не изменяются.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле.
4. В области Свойства поля (Field Properties) в поле свойства Подпись (Caption) введите текст подписи.
5. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Поле: Размер
(Для получения предварительной информации см. разделы «Поле: Создание» и «Поле: Вставка».)
Для разных типов полей свойство Размер поля (Field Size) определяется по-разному. Например, по умолчанию для текстового формата используется 50 символов, хотя возможно использование 255 символов (см. раздел «Тип данных: Настройка параметров по умолчанию»). Для числового формата свойство Размер поля (Field Size) определяет допустимый диапазон значений и формат десятичной точки.
СОВЕТ: Размер полей нужно выбирать минимально необходимым, чтобы уменьшить объем базы данных и ускорить процесс ее обработки.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле.
4. В области Свойства поля (Field Properties) выберите свойство Размер поля (Field Size).
5. Введите параметры свойства Размер поля (Field Size): для текстовых типов данных это число от 1 до 255, а для числовых - различные типы чисел, представленные в раскрывающемся списке.
6. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
7. Нажмите кнопку Да (Yes) в окне с предупреждением о сохранении изменения структуры таблицы.
ВНИМАНИЕ: Типы и размеры данных при создании связи между полями разных таблиц должны совпадать.
Поле: Создание
Поля создаются в таблице для внесения в них определенной информации и последующего использования в запросах, формах и отчетах. Поле записи, являясь частью записи, содержит в себе единицу информации, неделимую с точки зрения Access. Поэтому, например, полное имя человека удобно разбить на три разных поля. Таким образом, значительно уменьшится размер поля (см. раздел «Поле: Размер»), что, в свою очередь, уменьшит объем базы данных.
(См. также раздел «Поле: Вставка».)
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. В таблице в столбце Имя поля (Field Name) выберите пустую строку и введите имя нового поля.
4. Перейдите в столбец Тип Данных (Data Type) и выберите нужный тип данных в списке, раскрывающемся при нажатии на кнопку с изображением направленной вниз стрелки.
5. Перейдите в столбец Описание (Description) и введите текст описания поля (см. раздел «Поле: Описание»).
6. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
7. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
ПРИМЕЧАНИЕ Свойства поля можно менять в области Свойства поля (Field Properties) в окне таблицы в режиме конструктора (см. раздел «Поле: Настройка свойств»).
Поле: Удаление
(Для получения предварительной информации см. разделы «Поле: Создание» и «Поле: Вставка».)
Ненужные поля лучше удалить из таблицы, чтобы они не занимали место в базе данных. Это позволит сохранить место для данных и уменьшить время доступа к ним.
ВНИМАНИЕ: Вся информация из удаляемого поля будет уничтожена, поэтому будут утеряны все ссылки на это поле. Для восстановления удаленного поля можно воспользоваться кнопкой Отменить (Undo), если в базе данных больше не производилось никаких существенных изменений. СОВЕТ: Сохраните резервную копию базы данных перед удалением поля из таблицы (см. раздел «База данных: Резервное копирование» главы «Операции с файлами»).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле.
4. Нажмите кнопку Удалить строки (Delete Rows) на панели инструментов Access.
5. Ответьте Да (Yes) на запрос о необходимости удаления всей информации.
Поле подстановки: Свойства
(Для получения предварительной информации см. раздел «Поле подстановки: Создание с помощью мастера».)
Поле подстановки обладает набором свойств, которые можно изменить или проверить. Свойства поля подстановки можно настроить в области Свойства поля (Field Properties) в окне таблицы в режиме конструктора на вкладке Подстановка (Lookup). Приведем основные свойства.
Свойство Источник строк (Row Source) может быть представлено как запрос или как инструкция SQL. Нажав на кнопку построения (...), находящуюся справа от текстового поля, можно изменить инструкцию SQL и затем работать с построителем запросов так же, как и с обычным запросом (см. раздел «Запрос: Создание в режиме конструктора» главы «Запросы и фильтры»).
Свойство Тип элемента управления (Display Control) позволяет выбрать нужный тип элемента управления из раскрывающегося списка. Это может быть элемент Поле со списком (Combo Box), который допускает как выбор из списка, так и непосредственный ввод в поле, элемент Список (List Box), который допускает только выбор из списка, и элемент Поле (Text Box), который допускает только ввод данных в поле.
Свойство Тип источника строк (Row Source Type) имеет значение Таблица или запрос (Table/Query), если подстановка выполнялась из существующей таблицы или запроса.
Свойство Присоединенный столбец (Bound Column) содержит значения свойства Источник строк (Row Source).
Свойство Ширина столбцов (Column Widths) должно быть настроено так, чтобы в поле полностью умещались значения свойства Источник строк (Row Source).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле.
4. В области Свойства поля (Field Properties) перейдите на вкладку Подстановка (Lookup).
5. Настройте необходимые свойства подстановки.
6. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
7. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Поле подстановки: Создание с помощью мастера
(Для получения предварительной информации см. раздел «Тип данных: Изменение».)
Access позволяет использовать коды вместо значений данных - это значительно ускоряет доступ к данным. Но что делать, когда необходимо внести изменения или просто просмотреть значения в поле? В таком случае удобно использовать поле подстановки. Это, например, позволит определить сотрудника по фамилии при утере им пропуска с персональным номером.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. В столбце Имя поля (Field name) выберите свободную ячейку и введите имя нового поля или перейдите к уже существующему полю.
4. Перейдите в столбец Тип данных (Data Type) и в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок (Lookup Wizard).
5. В первом окне диалога мастера выберите вариант использования данных из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее (Next).
6. Во втором окне выберите таблицу (или запрос), данные которой будут использоваться в поле подстановки, и нажмите кнопку Далее (Next).
7. В третьем окне выберите те поля, данные из которых должны появляться в поле подстановки, и нажмите кнопку Далее (Next).
8. В четвертом окне укажите, нужно ли скрыть ключевое поле, обычно содержащее идентификационный номер, и нажмите кнопку Далее (Next).
9. В пятом окне задайте подпись поля подстановки и нажмите кнопку Готово (Finish).
10. На вопрос о необходимости сохранения таблицы ответьте Да (Yes).
СОВЕТ: На первом шаге мастера подстановки (Lookup Wizard) Access предлагает выбрать вариант ввода значений подстановки вместо их выбора из имеющихся таблиц. Лучше использовать значения, уже существующие в таблицах, поскольку они могут быть списком подстановки сразу в нескольких полях.
Связь между таблицами
При создании связи между таблицами хотя бы в одной из них должно быть поле, принимающее уникальные значения. Связь между двумя таблицами позволяет данные из одной из них поставить в соответствие данным из другой. Первая из этих таблиц является родительской, поле связи в ней обычно является индексированным (см. раздел «Индекс: Ключевое поле»). Вторая таблица является дочерней, поле связи в ней называется внешним ключом. На схеме базы данных связь представляется в виде линии, соединяющей две таблицы.
При работе со связанными таблицами существуют некоторые тонкости. Например, необходимо настроить режим обеспечения целостности данных.
Шаг за шагом
1. Активизируйте окно базы данных.
2. Нажмите кнопку Схема данных (Relationships) на панели инструментов Access.
3. В открывшемся окне диалога Схема данных (Relationships) выберите поле в родительской таблице и «протяните» мышью связь к соответствующему полю дочерней таблицы.
4. В открывшемся окне диалога Изменение связей (Edit Relationships) можно указать поля связи двух таблиц и установить флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity) для задания параметров режима целостности данных, которые в свою очередь можно уточнить с помощью флажков: Каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и Каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records). Эти параметры позволяют производить изменения и удаления в связанном поле родительской таблицы.
5. Нажмите кнопку Создать (OK). Окно Схема данных (Relationships) закроется.
Строка состояния: Вывод сообщений пользователя
Описание поля (см. раздел «Поле: Описание») можно увидеть в строке состояния в режиме таблицы. По умолчанию описание совпадает со свойством Текст строки состояния (Status Bar), которое можно позже изменить (см. раздел «Элемент управления: Изменение свойств» главы «Формы и отчеты»).
СОВЕТ: Чтобы строка состояния была видна на экране, выберите команду Сервис (Tools) д Параметры (Options), в открывшемся окне диалога раскройте вкладку Вид (View) и в области Отображать (Show) установите флажок Строка состояния (Status Bar).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле.
4. В соответствующую ячейку столбца Описание (Description) введите текст описания поля.
5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
6. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Таблица: Отображение скрытого поля
(Для получения предварительной информации см. разделы «Таблица: Создание в режиме конструктора», «Таблица: Создание в режиме таблицы» и «Таблица: Создание с помощью мастера».)
Для удобства представления данных в таблице иногда необходимо скрыть некоторые поля (см. раздел «Таблица: Скрытие поля»). Однако скрытые поля не позволят вносить изменения в записи.
Шаг за шагом
1. Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
2. Выберите команду Формат (Format) д Отобразить столбцы (Unhide Columns).
3. В окне диалога Отображение столбцов (Unhide Columns) установите флажки напротив тех полей, которые требуется отобразить.
4. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Таблица: Оформление
(Для получения предварительной информации см. разделы «Таблица: Создание в режиме конструктора», «Таблица: Создание в режиме таблицы» и «Таблица: Создание с помощью мастера».)
Access предоставляет возможность оформления не только отдельных ячеек, но и всей таблицы.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите команду Формат (Format) д Режим таблицы (Datasheet).
4. В открывшемся окне диалога Формат таблицы (Datasheet Formatting) установите параметры Оформление (Cell Effect), Линии сетки (Gridlines Shown), Цвет фона (Background Color), Цвет линий сетки (Gridline Color), а также задайте вид линий границ таблицы.
5. Нажмите кнопку OK.
6. Выберите команду Формат (Format) д Высота строки (Row Height) и в открывшемся окне диалога настройте высоту строк (записей).
7. Выберите команду Формат (Format) д Ширина столбца (Column Width) и в открывшемся окне диалога настройте ширину столбцов (полей).
ВНИМАНИЕ: Изменение ширины столбца может быть индивидуальным, то есть отдельным для каждого поля, в то время как изменение высоты строк одинаково для всей таблицы. ПРИМЕЧАНИЕ К настройке оформления таблицы относятся скрытие (см. раздел «Таблица: Скрытие поля») и отображение (см. раздел «Таблица: Отображение скрытого поля») полей.
Таблица: Оформление по умолчанию
(Для получения предварительной информации см. разделы «Таблица: Создание в режиме конструктора», «Таблица: Создание в режиме таблицы» и «Таблица: Создание с помощью мастера».)
Чтобы в базе данных изменить оформление таблиц, для которых не проводились индивидуальные настройки (см. раздел «Таблица: Оформление»), можно использовать изменение настроек оформления по умолчанию.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Сервис (Tools) д Параметры (Options) и в открывшемся окне диалога раскройте вкладку Режим таблицы (Datasheet).
2. Настройте параметры шрифта, фона, линий сетки и нажмите кнопку OK.
ВНИМАНИЕ: Изменения параметров оформления таблицы, сделанные на вкладке Режим таблицы (Datasheet) окна диалога Параметры (Options), влияют только на вновь создаваемые таблицы.
Таблица: Свойства
(Для получения предварительной информации см. разделы «Таблица: Создание в режиме конструктора», «Таблица: Создание в режиме таблицы» и «Таблица: Создание с помощью мастера».)
Все свойства таблицы можно разделить на две большие группы: свойства объекта и свойства собственно таблицы. В первую группу входят описание объекта, параметр скрытия объекта в окне базы данных и параметр репликации объекта (см. раздел «Репликация: Создание реплики» главы «Операции с файлами»). Ко второй группе относятся порядок сортировки, фильтр отображения записей, условие на значение, в которое могут входить значения сразу из нескольких полей, а также связанное с этим условием сообщение об ошибке (см. раздел «Корректность данных: Условие на значение записи»).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access.
4. В открывшемся окне диалога Свойства таблицы (Table Properties) задайте свойства Условие на значение (Validation Rule), Сообщение об ошибке (Validation Text), которое появится на экране в случае невыполнения условия, Фильтр (Filter) и др.
5. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
6. Нажмите кнопку Да (Yes) в окне с предупреждением о сохранении изменения структуры таблицы.
ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы изменить вид таблицы в соответствии с заданными свойствами Фильтр (Filter) и Порядок сортировки (Order By), нужно в режиме таблицы нажать кнопку Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов Access.
Таблица: Скрытие поля
(Для получения предварительной информации см. разделы «Таблица: Создание в режиме конструктора», «Таблица: Создание в режиме таблицы» и «Таблица: Создание с помощью мастера».)
Для удобства представления данных в таблице бывает необходимо скрыть некоторые поля, не меняя в них при этом данных и связей.
Шаг за шагом
1. Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
2. Выделите нужное поле (см. раздел «Данные: Выделение» главы «Основные операции с базами данных»).
3. Выберите команду Формат (Format) д Скрыть столбцы (Hide Columns).
СОВЕТ: Для скрытия нескольких полей (столбцов) на шаге 2 выделите их.
Таблица: Создание в режиме конструктора
Режим конструктора - это режим Access, позволяющий создавать и редактировать созданные таблицы, формы, запросы и отчеты.
(См. также разделы «Таблица: Создание в режиме таблицы» и «Таблица: Создание с помощью мастера».)
Шаг за шагом
1. Нажмите кнопку Таблицы (Tables) в левой панели окна базы данных.
2. Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
3. В открывшемся окне диалога Новая таблица (New Table) выберите в списке пункт Конструктор (Design View) и нажмите кнопку OK.
4. В столбце Имя поля (Field Name) введите имя нового поля.
5. В столбце Тип данных (Data Type) выберите в раскрывающемся списке тип данных, которые будут вноситься в поле записи.
6. В столбце Описание (Description) введите описание поля.
7. В области Свойства поля (Field Properties) перейдите на вкладку Общие (General) и задайте свойства нового поля: Размер поля (Field Size), Формат поля (Format), Маска ввода (Input Mask), Подпись (Caption), Значение по умолчанию (Default Value), Условие на значение (Validation Rule) и т. д.
8. Выберите в таблице полей следующую пустую строку и повторите шаги 4-7.
9. Выберите поле, которое нужно сделать ключевым, и нажмите кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Access. При создании сложного ключа выделите, удерживая нажатой клавишу Ctrl, все нужные поля и нажмите кнопку Ключевое поле (Primary Key).
10. Сохраните обновленную базу данных, нажав кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
Введите имя новой таблицы в текстовое поле Имя таблицы (Table Name) открывшегося окна диалога Сохранение (Save As) и нажмите кнопку OK.
СОВЕТ: Назначение ключевого поля не обязательно. Однако для ускорения процессов обработки данных и доступа к базе данных автор настоятельно рекомендует создавать ключевое поле или сложный ключ.
Таблица: Создание в режиме таблицы
(См. также разделы «Таблица: Создание в режиме конструктора» и «Таблица: Создание с помощью мастера».)
Кроме режима конструктора Access предоставляет возможность создавать и редактировать таблицы в режиме таблицы. Возможности по созданию и настройке в этом режиме весьма ограничены, поэтому в нем удобно создать сначала черновой вариант таблицы, а потом настроить таблицу в режиме конструктора.
Шаг за шагом
1. Нажмите кнопку Таблицы (Tables) в левой панели окна базы данных.
2. Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
3. В окне диалога Новая таблица (New Table) выберите пункт Режим таблицы (Datasheet View) и нажмите кнопку OK.
4. Добавьте недостающие или удалите лишние поля. Чтобы добавить поле, выберите команду Вставка (Insert) - Столбец (Column), а чтобы удалить - команду Правка (Edit) - Удалить столбец (Delete Column). В последнем случае придется подтвердить необходимость удаления в открывшемся окне диалога.
5. Введите осмысленные имена полей (см. раздел «Поле: Переименование в режиме таблицы»).
6. Введите данные в таблицу.
7. Сохраните обновленную базу данных, нажав кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
8. Введите имя новой таблицы в текстовое поле Имя таблицы (Table Name) открывшегося окна диалога Сохранение (Save As) и нажмите кнопку OK.
9. Примите или отклоните предложение создать ключевое поле автоматически, нажав кнопку Да (Yes) или Нет (No). Если вы не собираетесь создавать ключевое поле сами (см. раздел «Индекс: Ключевое поле»), то лучше согласиться с предложением, нажав кнопку Да (Yes).
СОВЕТ: Вводите данные в поля записей в стандартных форматах - это позволит Access распознать тип вводимых данных автоматически. В противном случае все вводимые данные будут восприняты как текстовые.
Таблица: Создание с помощью мастера
(См. также разделы «Таблица: Создание в режиме конструктора» и «Таблица: Создание в режиме таблицы».)
Мастер таблиц (Table Wizard) предоставляет возможность быстрого создания таблиц на основе уже имеющихся в базе данных полей. Мастер таблиц позволяет создать ключевое поле и простейшие связи между таблицами.
Шаг за шагом
1. Нажмите кнопку Таблицы (Tables) в левой панели окна базы данных.
2. Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
3. В окне диалога Новая таблица (New Table) выберите пункт Мастер таблиц (Table Wizard) и нажмите кнопку OK.
4. В первом окне мастера выберите поля для новой таблицы.
4.1. Установите положение безымянного переключателя: Деловые (Business) или Личные (Personal).
4.2. Выберите таблицу в списке Образцы таблиц (Sample Tables). В списке Образцы полей (Sample Fields) отобразятся все поля выбранной таблицы.
4.3. Выделите нужное поле и нажмите кнопку (>).
4.4. Переименуйте при необходимости выбранное поле, нажав кнопку Переименовать поле (Rename Field).
4.5. Повторите шаги 4.1-4.4 требуемое число раз.
4.6. Нажмите кнопку Далее (Next).
5. Введите в текстовое поле Задайте имя для новой таблицы (What do you want to name your table) имя таблицы.
6. Выберите способ создания ключевого поля и нажмите кнопку Далее (Next).
7. Настройте связи новой таблицы.
7.1. Выберите таблицу в списке доступных таблиц.
7.2. Нажмите кнопку Связи (Relationships).
7.3. В открывшемся окне диалога выберите способ связи и нажмите кнопку OK.
7.4. Повторите шаги 7.1-7.3 требуемое число раз.
7.5. Нажмите кнопку Далее (Next).
8. Выберите дальнейший сценарий действий, установив одно из следующих положений переключателя: Изменить структуру таблицы (Modify the table design), Ввести данные непосредственно в таблицу (Enter data directly into the table), Ввести данные в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером (Enter data into the table using a form the wizard creates for me).
9. Нажмите кнопку Готово (Finish).
ПРИМЕЧАНИЕ В зависимости от варианта, выбранного на шаге 8, откроется либо новая таблица в режиме таблицы, либо новая таблица в режиме конструктора, либо форма для ввода данных в новую таблицу.
Таблица: Структурные изменения
(Для получения предварительной информации см. разделы «Таблица: Создание в режиме конструктора», «Таблица: Создание в режиме таблицы» и «Таблица: Создание с помощью мастера».)
Структуру таблицы составляют поля и их свойства. Поэтому изменением структуры таблицы будет являться добавление и удаление полей, изменение их имен, свойств, типов данных, описаний и т. д.
ВНИМАНИЕ: Перед любым серьезным изменением структуры таблицы создайте резервную копию базы данных - это позволит избежать случайной потери данных при не очень аккуратной ее модификации (см. разделы «База данных: Резервное копирование» и «Объект базы данных: Копирование» главы «Операции с файлами»).
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне открытой базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Внесите в таблицу все необходимые изменения:
выбором команды Вставка (Insert) - Строки (Rows) добавьте поля или удалите их с помощью команды Правка (Edit) д Удалить строки (Delete Rows);
выбором команды Вид (View) - Индексы (Indexes) создайте или модифицируйте индексы таблицы;
выбором команды Вид (View) - Свойства (Properties) измените свойства таблицы: Описание (Captions), Условие на значение (Validation Rule), Сообщение об ошибке (Validation Text), Формат (Format) и т. д.
4. Сохраните введенные изменения в базе данных, нажав кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access или выбрав команду Файл (File) д Сохранить как (Save As) для сохранения базы данных под другим именем.
Тип данных: Изменение
Тип данных - одно из важнейших свойств поля. Тип данных позволяет описать и однозначно определить данные, вносимые в ячейки поля. В Access используется 10 разных типов данных: Текстовый (Text), Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Денежный (Currency), Логический (Yes/No), Счетчик (AutoNumber), Поле МЕМО (Memo), Поле объекта OLE (OLE Object), Гиперссылка (Hyperlink), Поле подстановки (Lookup Column).
ПРИМЕЧАНИЕ Несколько слов о специфических типах данных. Тип Счетчик (AutoNumber) позволяет автоматически увеличивать значение в ячейке поля на единицу при переходе к новой записи; тип Поле МЕМО (Memo) - текстовый тип, при назначении которого поле может содержать до 65 000 символов; тип Поле объекта OLE (OLE Object) позволяет вставлять рисунки, звуки и другие объекты OLE; тип Гиперссылка (Hyperlink) указывает на то, что данные, хранящиеся в поле, позволяют открыть объект Access, другой файл или Web-узел. Описание типа Поле подстановки (Lookup Column) см. в разделе «Поле подстановки: Создание с помощью мастера»). ВНИМАНИЕ: Изменение существующего, установленного ранее, типа данных может привести к потере.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне открытой базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле.
4. В столбце Тип данных (Data Type) в раскрывающемся списке выберите нужный тип данных.
5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
6. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Тип данных: Настройка параметров по умолчанию
Для некоторых типов данных, в которых имеется несколько возможных форм, настройку нужной формы можно задать по умолчанию. Например, в текстовом типе данных по умолчанию используется 50 символов, хотя можно задать 255 символов. Иногда бывает удобно или необходимо изменить установки по умолчанию - это позволит избежать постоянных изменений конкретных полей.
Настройка по умолчанию позволяет выбрать для данного поля тип данных, который используется наиболее часто. Тогда все новые поля по умолчанию будут именно этого типа.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Сервис (Tools) д Параметры (Options) и в открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Таблицы и запросы (Tables/Queries).
2. В раскрывающемся списке Тип поля по умолчанию (Default field type) выберите наиболее часто используемый тип данных.
3. В поле Текстовое (Text) введите наиболее распространенную длину текстовых полей.
4. В раскрывающемся списке Числовое (Number) выберите наиболее употребительный формат чисел.
5. Нажмите кнопку OK.
ПРИМЕЧАНИЕ В поле Автоиндекс при импорте и создании (Autoindex on Import/Create) указываются имена полей, в которых будет проводиться автоматическая индексация данных, импортируемых из других источников.
Число десятичных знаков
При работе с числовыми данными удобно пользоваться единым форматом представления чисел. Это сделает документ удобным и наглядным. Особенно заметен этот эффект с числами, имеющими разное число десятичных знаков, например, сравните пару чисел 12 и 12.34567 с парой 12.00 и 12.34. Изменение формата десятичных знаков влияет только на отображаемое число знаков, но не на реальное значение числа. Однако существуют некоторые функции, например функция округления Rnd, позволяющие изменять и само число.
Шаг за шагом
1. Выделите нужную таблицу в окне открытой базы данных.
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
3. Выберите нужное поле, имеющее числовой или денежный формат.
4. В области Свойства поля (Field Properties) в поле свойства Число десятичных знаков (Decimal Places) в раскрывающемся списке выберите режим Авто (Auto), устанавливающий режим по умолчанию, или требуемое число десятичных знаков.
5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
6. Выйдите из режима конструктора таблицы, нажав кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна конструктора таблицы.
Microsoft Office 2000: учебный курс. / Дж. Куртер, А. Маркви - СПб: Питер, 2002. - 640 с.
|